S/4HANA-Partner auswählen und Angebote prüfen: Ihre Seite am Verhandlungstisch
Mit der Wahl des SAP-Partners legen Sie einen großen Teil von Aufwand und Risiko Ihres S/4HANA-Projekts fest. Ich halte mit Ihnen die Anforderungen fest, sorge für vergleichbare Angebote und prüfe vor der Unterschrift, ob Umfang, Annahmen und Vertrag zusammenpassen. Die technische Umstellung übernimmt Ihr SAP-Partner. Ich vertrete Ihre Seite.
- Anforderungen aus Sicht Ihres Unternehmens, nicht aus Sicht des Anbieters
- Eine Ausschreibung, die vergleichbare Angebote erzeugt
- Angebotsvergleich nach festen Prüfpunkten
- Zweitmeinung zu Umfang, Annahmen und Vertrag vor der Unterschrift
Angebote, die sich kaum vergleichen lassen
Wer drei SAP-Partner um ein Angebot bittet, erhält oft drei Dokumente mit unterschiedlicher Gliederung, unterschiedlichen Annahmen und unterschiedlich abgegrenztem Leistungsumfang. Der niedrigste Gesamtbetrag sagt dann wenig darüber, was am Ende tatsächlich zu zahlen ist.
Dazu kommt ein Ungleichgewicht. Der Anbieter hat viele solcher Projekte gesehen, Ihr Unternehmen geht diesen Schritt einmal. Annahmen zur Mitwirkung Ihrer Fachbereiche, zu Datenmengen oder zu Tests stehen oft weit hinten im Angebot und werden erst im Projekt teuer.
Ich sorge dafür, dass Ihre Anforderungen zuerst feststehen und alle Angebote auf derselben Grundlage entstehen. Die fachliche Bewertung der SAP-Lösung bleibt bei SAP-Fachleuten. Ich achte darauf, dass Umfang, Annahmen und Vertrag für Ihr Unternehmen nachvollziehbar und vollständig sind.
Was bei der Partnerauswahl konkret entsteht
Anforderungen klären
Welche Abläufe muss das neue System abdecken, welche Sonderfälle gibt es, welche Schnittstellen und Termine stehen fest? Ich halte das mit Ihren Fachbereichen in einem Anforderungsdokument fest.
Ausschreibung aufsetzen
Ein Ausschreibungspaket mit Anforderungen, Mengengerüst, Rahmenbedingungen und vorgegebener Angebotsgliederung. Das Mengengerüst sind die Zahlen, mit denen ein Anbieter rechnet, etwa Nutzer, Standorte und Belege. So antworten alle Anbieter auf dieselben Fragen.
Partner vorauswählen
Kriterien für die Vorauswahl, etwa Erfahrung in Ihrer Branche, passende Unternehmensgröße, Referenzen und Erreichbarkeit. Bestimmte Partner empfehle ich nicht, und von keinem Anbieter erhalte ich eine Provision.
Angebote vergleichbar machen
Ich übertrage die Angebote in eine gemeinsame Gliederung und markiere, wo Leistungen fehlen, anders abgegrenzt sind oder nur als Annahme enthalten sind.
Zweitmeinung zum Angebot
Prüfung von Umfang, Struktur, Annahmen, Vertrag und Vollständigkeit aus Sicht Ihres Unternehmens. Eine fachliche Bewertung der SAP-Lösung oder des Customizings, also der Systemeinstellungen, gehört ausdrücklich nicht dazu.
Verhandlung vorbereiten
Eine Liste der offenen Punkte und Nachfragen je Anbieter, damit Sie gezielt nachverhandeln können. Vertragsrechtliche Fragen klärt Ihre Rechtsberatung.
Was eine Zweitmeinung prüft und was nicht
Umfang und Vollständigkeit: Deckt das Angebot alle Anforderungen aus der Ausschreibung ab? Fehlen Leistungen wie Datenübernahme, Schnittstellen, Schulung oder Unterstützung nach dem Produktivstart, oder stehen sie nur als Option im Angebot?
Annahmen: Welche Mitwirkung erwartet der Anbieter von Ihren Fachbereichen, mit welchem Mengengerüst rechnet er, und welche Teststufen sind eingeplant? Annahmen, die nicht zu Ihrem Unternehmen passen, kommen später als Nachtrag zurück.
Vertrag und Abnahme: Wie sind Abnahme, Änderungen am Leistungsumfang und Abrechnung geregelt? Ich zeige Ihnen, wo Regelungen fehlen oder unklar sind. Die rechtliche Prüfung übernimmt Ihre Anwältin oder Ihr Anwalt.
Die Grenze: Ich bewerte nicht, ob die vorgeschlagene SAP-Lösung fachlich richtig ist oder ob der Aufwand für ein bestimmtes Modul angemessen ist. Dafür braucht es SAP-Fachleute. Meine Prüfung macht sichtbar, was im Angebot steht, was fehlt und welche Fragen Sie dem Anbieter stellen sollten.
| Prüfpunkt | Partner A | Partner B | Partner C |
|---|---|---|---|
| Eigenentwicklungen im Umfang | Einzeln aufgeführt | Pauschal genannt | Fehlt |
| Schnittstellen | Liste enthalten | Liste enthalten | Anzahl offen |
| Datenmigration | Ein Probelauf | Mehrere Probeläufe | Unklar |
| Testunterstützung | Klar geregelt | Fehlt | Nur Technik |
| Mitwirkung Fachbereich (Annahme) | Aufwand nicht beziffert | Rollen benannt | Nicht genannt |
| Preismodell | Festpreis | Aufwand mit Deckel | Aufwand, offen |
| Regel für Änderungen | Verfahren genannt | Unklar | Fehlt |
| Abnahmeregel | Kriterien benannt | Unklar | Unklar |
Grün: klar geregelt. Gelb: unklar. Rot: fehlt. Die Partner sind erfunden.
Fiktives Beispiel mit erfundenen Daten (Großhändler, 250 Mitarbeitende, SAP ECC mit EhP 7). Vereinfachte Darstellung, kein Kundenprojekt und keine Originalansicht von SAP.
Von den Anforderungen bis zur Entscheidung
- Schritt 01
Vorgespräch
Ziel, Zeitrahmen und Beteiligte klären. Liegen bereits Angebote vor, beginnt die Arbeit direkt mit der Zweitmeinung.
- Schritt 02
Anforderungen aufnehmen
Gespräche mit Fachbereichen und IT. Ergebnis ist ein Anforderungsdokument, das Ihre Geschäftsführung freigibt.
- Schritt 03
Ausschreibung versenden
Sie versenden das Ausschreibungspaket mit vorgegebener Angebotsgliederung an die vorausgewählten Partner. Rückfragen der Anbieter beantworte ich mit Ihnen gemeinsam.
- Schritt 04
Angebote vergleichen
Alle Angebote nebeneinander, nach denselben Prüfpunkten, mit Lücken und abweichenden Annahmen.
- Schritt 05
Zweitmeinung und Nachfragen
Prüfung von Umfang, Annahmen und Vertrag, dazu eine Liste mit Nachfragen je Anbieter.
- Schritt 06
Entscheidung vorbereiten
Eine Zusammenfassung für die Geschäftsführung mit den Unterschieden der Angebote und den offenen Punkten für die Verhandlung. Die Wahl des Partners treffen Sie.
Wann die Partnerauswahl passt und wann nicht
Das passt, wenn …
- Sie wollen einen Partner für den Umstieg auf SAP S/4HANA auswählen und haben noch keinen beauftragt
- Ihnen liegen Angebote vor, die sich schwer vergleichen lassen
- Sie möchten vor der Unterschrift eine unabhängige Zweitmeinung zu Umfang und Vertrag
- Im Unternehmen hat noch niemand eine Ausschreibung dieser Größe begleitet
Das passt eher nicht, wenn …
- Sie suchen eine Empfehlung für einen bestimmten Partner oder eine Vermittlung gegen Provision
- Sie brauchen eine fachliche Prüfung des SAP-Customizings oder der Lösungsarchitektur
- Sie erwarten eine rechtsverbindliche Prüfung des Vertrags
- Ob überhaupt S/4HANA kommt, ist noch offen. Dann steht das Entscheidungs-Audit am Anfang
Wenn Sie unsicher sind, kläre ich das mit Ihnen im Erstgespräch.
Was daneben liegt
Vorher entscheiden
Noch offen, ob S/4HANA, Extended Maintenance, Drittwartung oder ein anderes ERP? Das Entscheidungs-Audit klärt die Grundsatzfrage in zwei Beratertagen.
Danach steuern
Ist der Partner beauftragt, behalte ich auf Ihrer Seite Entscheidungen, offene Punkte und den Projektstand für die Geschäftsführung im Blick.
Überblick SAP-Beratung
Alle Leistungen rund um das SAP-ECC-Wartungsende, die geltenden Fristen und den Ablauf auf einer Seite.
S/4HANA-Angebote vergleichen
Die ausführliche Checkliste im Blog: Prüfpunkte, mit denen Sie Partnerangebote selbst gegenüberstellen können.
Häufige Fragen zur Partnerauswahl
Nein. Ich nenne keine bestimmten Partner, vermittle nicht und erhalte von keinem Anbieter eine Provision. Ich lege mit Ihnen Auswahlkriterien fest, an denen Sie mögliche Partner messen.
Umfang, Struktur, Annahmen, Vertrag und Vollständigkeit eines Angebots. Also: Ist alles enthalten, was Sie brauchen? Auf welchen Annahmen beruht der Preis? Wie sind Abnahme und Änderungen geregelt?
Nein. Ob die vorgeschlagene Lösung fachlich richtig ist oder der Aufwand für ein Modul angemessen, beurteilen SAP-Fachleute. Ich bin kein SAP-Partner. Ich prüfe aus Sicht Ihres Unternehmens, was im Angebot steht, was fehlt und was vorausgesetzt wird.
Ich empfehle meist drei. Mit weniger fehlt der Vergleich, mit deutlich mehr steigt der Aufwand für Ihre Fachbereiche, ohne dass die Entscheidung besser wird.
Beides kommt vor, und beides hat Grenzen. Ein Festpreis ist nur so belastbar wie die Beschreibung des Leistungsumfangs und die Regeln für Änderungen. Bei Abrechnung nach Aufwand kommt es auf Obergrenzen und regelmäßige Berichte an. Ich zeige Ihnen, wo das jeweilige Angebot Lücken hat.
Nein, ich leiste keine Rechtsberatung. Ich zeige, wo Regelungen zu Abnahme, Änderungen oder Abrechnung fehlen oder unklar sind. Die rechtliche Prüfung sollte eine Anwältin oder ein Anwalt übernehmen.
Angebote und Vertragsentwürfe behandle ich vertraulich, auf Wunsch mit einer Vertraulichkeitsvereinbarung. Bitte senden Sie keine Unterlagen über das Kontaktformular. Den sicheren Austausch kläre ich mit Ihnen nach dem Erstgespräch.
Das hängt davon ab, ob ich Sie auf dem ganzen Weg begleite oder nur eine Zweitmeinung zu vorliegenden Angeboten gebe. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit klar abgegrenztem Umfang.
Angebote auf derselben Grundlage vergleichen.
Im kostenlosen Erstgespräch kläre ich mit Ihnen, wo Sie in der Partnerauswahl stehen und welche Unterstützung sinnvoll ist, von den Anforderungen bis zur Zweitmeinung. 30 Minuten, unverbindlich.
Wo stehen Sie in der Partnerauswahl?
Beschreiben Sie kurz Ihr Vorhaben und ob bereits Angebote vorliegen. Bitte senden Sie keine Angebote oder Verträge über das Formular. Den sicheren Austausch kläre ich mit Ihnen im Erstgespräch.
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