Entscheidungs-Audit zum SAP-ECC-Wartungsende: Welcher Weg passt zu Ihrem Unternehmen?
Bevor Sie einen SAP-Partner beauftragen, sollte feststehen, welchen Weg Ihr Unternehmen nach dem ECC-Wartungsende geht. Im Entscheidungs-Audit werte ich Ihre Unterlagen aus, spreche mit den Beteiligten und bewerte vier Optionen mit einer Ampel. Nach zwei Beratertagen liegt eine neutrale Entscheidungsvorlage für Ihre Geschäftsführung vor.
- Wartungsstand und geltende Frist für Ihr System
- Eigenentwicklungen und Add-ons auf Basis Ihrer vorhandenen Unterlagen
- Vier Optionen mit Ampel bewertet: Umstieg, Extended Maintenance, Drittwartung, anderes ERP
- Vorstellung der Ergebnisse vor der Geschäftsführung
Erst entscheiden, dann ausschreiben
Viele Unternehmen mit SAP ERP 6.0 holen zuerst Angebote für den Umstieg auf SAP S/4HANA ein und klären die Grundsatzfrage danach. Damit bestimmt der Anbieter mit, welcher Weg überhaupt auf den Tisch kommt.
Das Entscheidungs-Audit dreht die Reihenfolge um. Zuerst steht fest, welche Frist für Ihr System gilt, welche Abhängigkeiten bestehen und welche Optionen realistisch sind. Erst danach lohnt sich eine Ausschreibung. Die technische Umstellung übernimmt Ihr SAP-Partner. Ich vertrete Ihre Seite.
Vom Vorgespräch bis zur Entscheidungsvorlage
- Schritt 01
Vorgespräch
Im Vorgespräch klären Sie und ich das Ziel, die Beteiligten und die Fragen, die das Audit beantworten soll. Dazu die Termine für Interviews und Abschluss.
- Schritt 02
Unterlagen sichten
Sie stellen vorhandene Unterlagen bereit: Systemübersicht, Wartungsvertrag, Liste der Eigenentwicklungen und Add-ons, Schnittstellenübersicht. Ich arbeite mit dem, was vorliegt. Zugangsdaten gehören nicht in ein Formular oder eine E-Mail.
- Schritt 03
Kurzinterviews
Gespräche mit Geschäftsführung, IT-Leitung und den wichtigsten Fachbereichen. Es geht um Abläufe, Abhängigkeiten und die Erwartungen an das künftige System.
- Schritt 04
Optionen bewerten
Ich bewerte die vier Optionen nach denselben Kriterien, etwa Frist, Abhängigkeiten, interner Aufwand und Risiko. Jede Bewertung bekommt eine Ampel mit Begründung.
- Schritt 05
Entscheidungsvorlage
Befunde, Ampelmatrix und eine begründete Empfehlung in einem Dokument, das auch ohne SAP-Fachwissen verständlich ist. Offene Fragen und fehlende Angaben sind ausdrücklich benannt.
- Schritt 06
Vorstellung vor der Geschäftsführung
Ich stelle die Ergebnisse vor, beantworte Fragen und zeige, welche Entscheidungen anstehen. Danach entscheiden Sie über den Weg.
Was im Audit geprüft wird
Wartungsstand und Frist
Welches Enhancement Package ist installiert, und welche Frist gilt damit? Für EhP 6 bis 8 endet die Mainstream-Wartung am 31.12.2027, für EhP 0 bis 5 ist sie seit dem 31.12.2025 beendet. Eine erste Einordnung liefert der SAP-Wartungsende-Rechner.
Eigenentwicklungen und Add-ons
Welche Eigenentwicklungen, Zusatzmodule und Branchenlösungen sind im Einsatz, und welche davon sind geschäftskritisch? Grundlage sind Ihre vorhandenen Listen und Dokumentationen. Eine technische Code-Analyse gehört nicht zum Audit, sie ist Aufgabe Ihres SAP-Partners.
Schnittstellen und Umsysteme
Welche Systeme hängen an SAP, etwa Lagerverwaltung, Onlineshop, Lohnabrechnung oder der elektronische Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten? Jede Schnittstelle beeinflusst Aufwand und Risiko einer Option.
Verträge und Lizenzen
Was regeln Wartungsvertrag und Lizenzvereinbarung, welche Kündigungs- und Verlängerungsfristen gelten? Ich ordne die Punkte für die Entscheidung ein. Eine rechtliche Prüfung ersetzt das nicht.
Personal und Fachbereiche
Wer kennt die Abläufe im System, und wie viel Zeit bleibt diesen Personen neben dem Tagesgeschäft? Die Verfügbarkeit der Key-User, also der erfahrenen Anwender aus den Fachbereichen, wiegt oft schwerer als die Technik.
Zeitplan und Risiken
Welche Ereignisse stehen in Ihrem Kalender, etwa Jahresabschluss, Saisonspitzen oder andere Projekte? Laut einer Befragung von Horváth unter größeren Unternehmen dauern S/4HANA-Projekte im Schnitt rund 30 Prozent länger als geplant. Puffer gehören deshalb in jede Option.
Die Wege, die verglichen werden
Umstieg auf SAP S/4HANA
Der Wechsel auf SAP S/4HANA, entweder als Umstellung des bestehenden Systems (Brownfield) oder als Neuaufbau (Greenfield). Welcher Ansatz passt, legt das Audit nicht fest. Es zeigt, welche Fragen dafür noch offen sind und welche Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen fehlen.
Extended Maintenance
Nur für EhP 6 bis 8 und nur mit einer Zusatzvereinbarung mit SAP. Bei Abschluss reicht die Wartung bis 31.12.2030. Das verschafft Zeit, ersetzt aber keine Entscheidung. Das Audit klärt, ob die Option für Ihren Systemstand in Frage kommt. Kosten, Umfang und Grenzen beschreibt der Ratgeberartikel zur Extended Maintenance.
Drittwartung
Ein unabhängiger Anbieter übernimmt die Wartung des bestehenden Systems anstelle von SAP. Das kann Zeit verschaffen, wirft aber eigene Fragen auf, etwa zu gesetzlichen Änderungen, Sicherheitskorrekturen und einem späteren Wechsel. Bestimmte Anbieter nenne ich nicht.
Anderes ERP-System
Der Wechsel zu einem anderen ERP-Hersteller. Für manche Mittelständler ist das eine ernsthafte Alternative, für andere scheidet sie wegen Branchenlösungen oder Schnittstellen aus. Das Audit zeigt, was in Ihrem Fall dafür und dagegen spricht.
Was Sie am Ende in der Hand haben
Entscheidungsmatrix
Die vier Optionen mit Ampel je Kriterium und kurzer Begründung. So sehen Sie auf einen Blick, wo eine Option an ihre Grenzen stößt.
Frist- und Zeitplanbild
Ihre geltende Wartungsfrist, die festen Termine in Ihrem Unternehmen und die Entscheidungen, die bis dahin fallen müssen, auf einer Zeitachse.
Entscheidungsvorlage
Befunde, Bewertung und Empfehlung in einem Dokument für die Geschäftsführung. Dazu die offenen Punkte, die vor einer Ausschreibung geklärt sein sollten.
Präsentation
Vorstellung vor der Geschäftsführung mit den anstehenden Entscheidungen. Die Unterlagen gehören Ihnen, auch wenn Sie danach mit jemand anderem weitermachen.
So sieht ein Ausschnitt aus der Entscheidungsmatrix aus
Ein erfundener Auszug für einen fiktiven Großhändler mit 250 Mitarbeitenden und SAP ECC auf EhP 7, damit Sie sich das Ergebnis vorstellen können. In Ihrem Unternehmen kann die Bewertung ganz anders ausfallen.
| Option | Fristdruck | Aufwand für Ihr Team | Abhängigkeit von Dienstleistern | Zukunftssicherheit | Risiko aus Eigenentwicklungen |
|---|---|---|---|---|---|
| Umstieg auf S/4HANA | Zeitplan eng | Hoch | Hoch im Projekt | Langfristig | Prüfung nötig |
| Extended Maintenance | Zeit gewonnen | Gering | Gering | Nur Aufschub | Unverändert |
| Drittwartung | Kein Stichtag | Mittel | Neuer Anbieter | Offen | Klären |
| Anderes ERP | Sehr eng | Sehr hoch | Hoch im Projekt | Neu bewertbar | Entfällt |
Bewertung gilt nur für das Beispiel.
Fiktives Beispiel mit erfundenen Daten (Großhändler, 250 Mitarbeitende, SAP ECC mit EhP 7). Vereinfachte Darstellung, kein Kundenprojekt und keine Originalansicht von SAP.
Für KMU nach EU-Definition kann das Audit als Beratungsleistung BAFA-förderfähig sein. Bewilligung durch das BAFA, kein Rechtsanspruch.
Die BAFA-Förderung für Unternehmensberatungen richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen nach EU-Definition, also unter anderem mit weniger als 250 Beschäftigten. Wichtig ist die Reihenfolge: erst der Antrag, dann der Start. Ob Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt, kläre ich mit Ihnen im Erstgespräch.
Informationen zur BAFA-FörderungWann das Entscheidungs-Audit passt und wann nicht
Das passt, wenn …
- Sie betreiben SAP ERP 6.0 (ECC) und haben noch nicht entschieden, wie es nach dem Wartungsende weitergeht
- Ihr Unternehmen hat zwischen 100 und 1.000 Mitarbeitende, typischerweise in Industrie oder Handel
- Die Geschäftsführung braucht eine neutrale Grundlage, bevor Angebote eingeholt werden
- Ein erstes Angebot liegt vor, aber die Grundsatzfrage wurde intern nie geklärt
Das passt eher nicht, wenn …
- Die Entscheidung ist gefallen und ein SAP-Partner beauftragt. Dann hilft eher die Projektsteuerung auf Ihrer Seite
- Gesucht ist eine technische Systemanalyse oder eine Prüfung des Programmcodes
- Sie erwarten eine rechtliche Prüfung Ihrer SAP-Verträge
- Der Umstieg soll sofort starten, ohne die Optionen noch einmal zu betrachten
Wenn Sie unsicher sind, kläre ich das mit Ihnen im Erstgespräch.
Ihre Frist vorab berechnen
Mit dem SAP-Wartungsende-Rechner sehen Sie in wenigen Minuten, welche Wartungsfrist für Ihr Enhancement Package gilt und wie viel Zeit bis dahin bleibt. Das Ergebnis ist ein guter Ausgangspunkt für das Erstgespräch.
Häufige Fragen zum Entscheidungs-Audit
Der Aufwand liegt bei zwei Beratertagen. Wie sich das über den Kalender verteilt, hängt vor allem von den Interviewterminen ab und davon, wie schnell die Unterlagen vorliegen. Den Zeitplan lege ich mit Ihnen im Vorgespräch fest.
Hilfreich sind eine Systemübersicht mit Release und Enhancement Package, der Wartungsvertrag, eine Liste der Eigenentwicklungen und Add-ons sowie eine Schnittstellenübersicht. Was fehlt, halte ich als offenen Punkt fest. Bitte senden Sie keine Zugangsdaten und keine Verträge über das Kontaktformular.
Nein. Das Audit stützt sich auf Ihre Unterlagen und die Interviews. Einzelne Angaben, etwa den Stand des Enhancement Package, liest Ihre IT bei Bedarf selbst aus.
Typischerweise die Geschäftsführung, die IT-Leitung oder die SAP-Verantwortlichen und je eine erfahrene Person aus den wichtigsten Fachbereichen, etwa Einkauf, Vertrieb, Lager und Finanzen.
Nein. Ich bin kein SAP-Partner, verkaufe keine Lizenzen und erhalte keine Provision. Die Vorlage bewertet alle vier Optionen nach denselben Kriterien. Welche am besten passt, hängt von Ihrer Ausgangslage ab.
Sie entscheiden. Mit der Vorlage können Sie die Ausschreibung selbst aufsetzen, einen anderen Berater beauftragen oder mich bei der Partnerauswahl einbinden. Die Unterlagen gehören Ihnen.
Für kleine und mittlere Unternehmen nach EU-Definition kann es als Beratungsleistung in den Rahmen der BAFA-Förderung fallen. Wichtig ist die Reihenfolge: erst der Antrag, dann der Start. Die Bewilligung liegt beim BAFA, einen Rechtsanspruch gibt es nicht.
Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot. Der Umfang ist mit zwei Beratertagen klar abgegrenzt, deshalb gibt es während des Audits keine Nachforderungen.
Erst den Weg klären, dann den Partner wählen.
Im kostenlosen Erstgespräch kläre ich mit Ihnen, ob das Entscheidungs-Audit zu Ihrer Ausgangslage passt, wer beteiligt sein sollte und wie der Zeitplan aussehen kann. 30 Minuten, unverbindlich.
Zwei Sätze zu Ihrem SAP-System genügen.
Beschreiben Sie kurz Ihren Systemstand und was das Audit klären soll. Den Rest bespreche ich mit Ihnen im Erstgespräch. Bitte keine Zugangsdaten oder Verträge senden.
Persönliche Begleitung durch Timo Rüdiger- Unverbindliche Anfrage
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