Ein Maschinenbauer mit gewachsenem Jira
Ein fiktiver Maschinenbauer mit rund 200 Beschäftigten nutzt Jira seit einigen Jahren für Kundenprojekte, Konstruktion und interne Vorhaben. Jede Abteilung hat im Lauf der Zeit eigene Status, Felder und Filter angelegt. Vor der Wochenrunde sammelt die Projektleitung Stände per Telefon ein, weil sich niemand auf die Angaben in Jira verlässt.
Typische Befunde
- Viele Projekte teilen sich dieselben Einstellungen, jede Änderung wirkt überall.
- Typisch: mehrere Dutzend Status, von denen nur ein Teil genutzt wird.
- Fälligkeitstermine fehlen auf der Anlagemaske und bleiben meist leer.
- Deutlich mehr Personen mit Administrationsrechten als nötig.
Vorgehen im Beispiel
- Klarheits-Audit mit Ampel je Prüfbereich und Top-10-Maßnahmen
- Pilot mit einem Kundenprojekt auf einer Kopie der Einstellungen
- Schlanker Ablauf mit Pflichtangaben an den entscheidenden Übergängen
- Frühwarnung vor Fälligkeit und eine Projektübersicht für die Wochenrunde
- Richtlinie für Änderungen, Schulung und Übergabe an einen internen Verantwortlichen
Angestrebtes Bild
Die Wochenrunde soll mit der Projektübersicht beginnen statt mit einer Telefonrunde. Offene Entscheidungen und fehlende Zuständigkeiten sollen vor dem Termin sichtbar sein. Weitere Abteilungen folgen erst, wenn der Pilot im Alltag trägt.
Fiktives Beispiel aus typischen Befunden in gewachsenen Jira-Umgebungen. Unternehmen und Ablauf sind erfunden, es handelt sich um kein Kundenprojekt und um keine gemessenen Ergebnisse.

