Jira-Klarheits-Audit: in zwei Tagen wissen, wo Ihr Jira steht
Bevor etwas geändert wird, braucht es ein klares Bild. Im Klarheits-Audit prüfe ich Ihre Jira-Cloud-Umgebung mit lesendem Zugang, spreche mit den Beteiligten und bewerte jeden Prüfbereich mit einer Ampel. Sie erhalten die zehn wichtigsten Maßnahmen und einen Vorschlag für den Pilot.
- Lesender Admin-Zugang: im Audit wird nichts verändert
- Drei bis fünf Kurzinterviews mit Projektleitung, Team und Administration
- Ampelbericht mit Top-10-Maßnahmen und Pilot-Vorschlag
- Vorstellung der Ergebnisse vor der Geschäftsführung
Erst verstehen, dann ändern
Gewachsene Jira-Umgebungen haben eine Gemeinsamkeit: Niemand überblickt sie mehr vollständig. Einstellungen werden von vielen Projekten geteilt, Felder und Status sind über Jahre dazugekommen, Regeln laufen im Hintergrund, ohne dass jemand genau weiß, wofür.
Wer in einer solchen Umgebung einfach anfängt aufzuräumen, riskiert Nebenwirkungen in Projekten, die gar nicht gemeint waren. Das Klarheits-Audit schafft deshalb zuerst die Grundlage: eine nachvollziehbare Bewertung, auf deren Basis Sie entscheiden, was sich zuerst lohnt.
Vom Vorgespräch bis zur Vorstellung vor der Geschäftsführung
Sechs Schritte mit klarem Ende. Während des gesamten Audits wird in Ihrem Jira nichts verändert.
- Schritt 01
Vorgespräch
Wir klären Ziel, beteiligte Teams und die Fragen, die das Audit beantworten soll. Dazu die Termine für Interviews und Abschluss.
- Schritt 02
Lesender Admin-Zugang
Ihre Administration richtet einen Zugang mit Leserechten ein. Ich sehe die Konfiguration, verändere aber nichts. Zugangsdaten tauschen wir nicht per Formular oder E-Mail aus.
- Schritt 03
Drei bis fünf Kurzinterviews
Gespräche mit Projektleitung, Team und Administration, jeweils rund 30 bis 45 Minuten. Dabei geht es darum, wie Jira tatsächlich genutzt wird, nicht wie es gedacht war.
- Schritt 04
Analyse in festen Prüfbereichen
Neun Prüfbereiche, von gemeinsamen Einstellungen bis zu Änderungsregeln. Jeder Bereich bekommt eine Ampel mit Begründung.
- Schritt 05
Ampelbericht
Befunde, Bewertung und die zehn wichtigsten Maßnahmen in einer Reihenfolge, die Abhängigkeiten berücksichtigt. Dazu ein konkreter Vorschlag für den Pilot.
- Schritt 06
Vorstellung vor der Geschäftsführung
Ich stelle die Ergebnisse vor, beantworte Fragen und zeige, welche Entscheidungen anstehen. Danach entscheiden Sie über den nächsten Schritt.
Neun Bereiche, die in gewachsenen Jira-Umgebungen fast immer auffallen
Die Prüfbereiche sind fest. So lassen sich Ergebnisse vergleichen, und nichts Wichtiges bleibt liegen, nur weil es im Interview nicht zur Sprache kam.
Gemeinsame Einstellungen
Welche Schemes teilen sich wie viele Projekte? Wo wirkt eine Änderung auf alle? Das ist oft der Punkt, an dem Aufräumen gefährlich wird.
Workflows und Status
Wie viele Status gibt es, welche werden genutzt, stimmen die Kategorien? Kann ein Vorgang aus jedem Status heraus abgeschlossen werden?
Felder und Masken
Welche Felder sind angelegt, welche gefüllt, welche doppelt? Fehlen wichtige Angaben auf den Anlagemasken?
Termine und Termintreue
Gibt es ein führendes Terminfeld? Ist es gepflegt? Bleibt der ursprüngliche Plantermin erhalten, damit Termintreue überhaupt messbar ist?
Rechte und Administration
Wer darf was ändern? Wie viele Personen haben Administrationsrechte, und gibt es einen benannten Verantwortlichen?
Automationen
Welche Regeln laufen, wie oft, und mit welchem Nutzen? Mit Blick auf die Abrechnung nach Schritten ab dem 03.12.2026 auch: Welche Regeln verbrauchen unnötig viel?
Filter, Dashboards und Boards
Welche Übersichten gibt es, wer nutzt sie, welche gehören deaktivierten Nutzern? Beantworten sie eine Steuerungsfrage?
Altbestand
Wie viele offene Vorgänge haben sich seit Langem nicht bewegt? Altbestand verfälscht jede Auswertung und jede Übersicht.
Regeln für Änderungen
Gibt es Vorgaben, wer neue Projekte, Felder oder Status anlegen darf? Ohne solche Regeln wächst der Wildwuchs nach dem Aufräumen wieder nach.
Was Sie am Ende in der Hand haben
Ampelbericht
Jeder Prüfbereich mit Ampel, Befund und Begründung. Verständlich geschrieben, auch für Leser ohne Jira-Administrationswissen.
Top-10-Maßnahmen
Die zehn Maßnahmen mit der größten Wirkung, in einer umsetzbaren Reihenfolge und mit Hinweis auf Abhängigkeiten.
Pilot-Vorschlag
Welches Team oder Projekt sich als Pilot eignet, was dort geändert wird und woran Sie den Erfolg erkennen.
Präsentation
Vorstellung vor der Geschäftsführung mit den anstehenden Entscheidungen. Die Unterlagen gehören Ihnen, auch wenn Sie danach mit jemand anderem weitermachen.
So sieht ein Ausschnitt aus dem Ampelbericht aus
Ein erfundener Auszug, damit Sie sich das Ergebnis vorstellen können. Der vollständige Bericht deckt alle neun Prüfbereiche ab.
- Gemeinsame EinstellungenKritisch
- Befund
- Fast alle Projekte hängen an denselben Einstellungen. Jede Änderung wirkt überall.
- Empfohlene Maßnahme
- Pilotprojekt auf eigene Kopie umstellen, danach schrittweise entflechten.
- Termine & TermintreueKritisch
- Befund
- Fälligkeit fehlt auf der Anlagemaske, der Plantermin wird beim Abschluss überschrieben.
- Empfohlene Maßnahme
- Ein führendes Terminfeld, Pflicht beim Start, Plantermin festschreiben.
- Workflows & StatusVerbessern
- Befund
- Viele Status mit ähnlicher Bedeutung, einige seit Monaten ungenutzt.
- Empfohlene Maßnahme
- Statusliste mit dem Team klären, Übergänge mit Pflichtangaben versehen.
- AutomationenVerbessern
- Befund
- Mehrere Regeln laufen bei jeder Änderung, auch wenn sie nichts bewirken.
- Empfohlene Maßnahme
- Regel-Inventur vor dem 03.12., Auslöser eng fassen, Verbrauch beobachten.
- Rechte & AdminsIn Ordnung
- Befund
- Rollen sind nachvollziehbar vergeben, Administration liegt bei wenigen Personen.
- Empfohlene Maßnahme
- Stand halten, Verantwortliche in der Richtlinie benennen.
Fiktiver Musterauszug mit erfundenen Befunden. Kein Kundenprojekt; ein echter Bericht umfasst alle Prüfbereiche und die Top-10-Maßnahmen.
Als Beratungsleistung BAFA-förderfähig — Bewilligung durch das BAFA, kein Rechtsanspruch.
Das Jira-Klarheits-Audit ist eine konzeptionelle Beratung und kann in den Rahmen der BAFA-Förderung fallen. Wichtig ist die Reihenfolge: erst der Antrag, dann der Start. Ob Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt, prüfen wir im Erstgespräch.
Informationen zur BAFA-FörderungWann das Klarheits-Audit passt und wann nicht
Das passt, wenn …
- Sie nutzen Jira Cloud mit mehreren Teams oder Projekten
- Die Konfiguration ist gewachsen und wird von niemandem ganz überblickt
- Sie wollen vor Änderungen wissen, was sich zuerst lohnt
- Die Geschäftsführung braucht eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage
Das passt eher nicht, wenn …
- Jira ist erst seit wenigen Wochen im Einsatz und kaum konfiguriert
- Es soll ausschließlich Jira Service Management geprüft werden
- Ein lesender Admin-Zugang ist aus internen Gründen nicht möglich
- Gesucht ist eine sofortige Umsetzung ohne vorherige Bestandsaufnahme
Wenn Sie unsicher sind, klären wir das im Erstgespräch. Nicht jede Jira-Umgebung braucht ein Audit.
Wenn die Frage größer ist als Jira
Manchmal zeigt sich schon im Erstgespräch, dass nicht Jira das Problem ist, sondern die Abläufe davor und danach. Für diesen Fall gibt es das allgemeine Klarheits-Audit: Es betrachtet Ihre Prozesse unabhängig vom Werkzeug und priorisiert, wo Automatisierung sich lohnt.
Häufige Fragen zum Jira-Klarheits-Audit
Der Aufwand liegt bei zwei Beratertagen. Wie sich das über den Kalender verteilt, hängt vor allem von den Terminen für die Kurzinterviews ab. Den Zeitplan legen wir im Vorgespräch fest.
Einen lesenden Admin-Zugang, den Ihre Administration einrichtet. Damit sehe ich die Konfiguration, kann aber nichts verändern. Bitte senden Sie keine Zugangsdaten über das Kontaktformular.
Typischerweise eine Person aus der Projektleitung, jemand aus einem Team, das täglich mit Jira arbeitet, und die Administration. Drei bis fünf Gespräche reichen in der Regel für ein belastbares Bild.
Nein. Das Audit ist rein lesend. Änderungen beginnen erst im Pilot, und dort mit Freigabe, Vorher-Nachher-Beleg und einem Weg zurück.
Sie entscheiden. Mit dem Ampelbericht und der Maßnahmenliste können Sie selbst umsetzen, einen anderen Dienstleister beauftragen oder mit mir in den Pilot gehen. Die Unterlagen gehören Ihnen.
Ja, als Teil des Prüfbereichs Automationen. Ab dem 03.12.2026 rechnet Atlassian Automationsregeln nach Schritten ab. Ich zeige, welche Regeln häufig laufen und wo sich Auslöser enger fassen lassen.
Als konzeptionelle Beratungsleistung kann es in den Rahmen der BAFA-Förderung fallen. Wichtig ist die Reihenfolge: erst der Antrag, dann der Start. Die Bewilligung liegt beim BAFA, einen Rechtsanspruch gibt es nicht.
Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot. Der Umfang ist mit zwei Beratertagen klar abgegrenzt, deshalb gibt es keine Überraschungen während des Audits.
Wissen, wo Ihr Jira steht, bevor Sie etwas ändern.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob das Klarheits-Audit für Ihre Ausgangslage passt, welche Teams beteiligt sein sollten und wie der Zeitplan aussehen kann. 30 Minuten, unverbindlich.
Zwei Sätze zu Ihrem Jira genügen.
Beschreiben Sie kurz, wie Jira bei Ihnen genutzt wird und was Sie am meisten stört. Den Rest klären wir im Erstgespräch. Bitte keine Zugangsdaten senden.
Persönliche Begleitung durch Timo Rüdiger- Unverbindliche Anfrage
- Förderprüfung möglich
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