Ein Prozess, der danach wirklich automatisch läuft
Das Klarheits-Audit sagt Ihnen, welcher Ablauf sich zuerst lohnt. Der Workflow-Pilot macht daraus einen Prozess, der im Alltag läuft — konzipiert, gebaut, getestet und an Ihr Team übergeben. Nicht als Präsentation, sondern als etwas, das am Montag danach benutzt wird.
- Ein produktiver Pilot-Workflow statt eines Konzeptpapiers
- Ergebnis in der Regel nach zwei bis vier Wochen
- Kurzdokumentation und Übergabe, damit Ihr Team weiterarbeiten kann
- BAFA-förderfähig — Prüfung im kostenlosen Erstgespräch
Woran Automatisierungsvorhaben im Mittelstand meistens scheitern
Nicht an der Technik. Die Werkzeuge sind vorhanden, oft mehrfach. Es scheitert daran, dass niemand die Zeit hat, einen Ablauf einmal vollständig zu Ende zu denken: Wer löst ihn aus, welche Felder braucht er, was passiert bei Ausnahmen, wer merkt es, wenn er stehen bleibt.
Der zweite Grund ist Größenwahn. Wer gleich fünf Prozesse gleichzeitig automatisieren will, hat nach drei Monaten fünf halbfertige Workflows und ein Team, das keinem davon traut. Ein einziger Prozess, der zuverlässig läuft, verändert mehr als ein Konzept für zehn.
Der dritte Grund ist die Übergabe. Ein Workflow, den nur ein externer Dienstleister versteht, ist ein Risiko und keine Entlastung. Deshalb gehören Dokumentation und Einweisung hier zum Umfang und nicht zum Angebot obendrauf.
Was im Workflow-Pilot enthalten ist
Prozessaufnahme und Zieldefinition
Wie läuft der Ablauf heute wirklich — nicht wie er im Handbuch steht? Und woran erkennen wir am Ende, dass es besser geworden ist?
Workflow-Konzept
Rollen, Auslöser, Datenfelder, Ausnahmen und Zuständigkeiten. Das Konzept ist so geschrieben, dass es auch ohne mich verständlich bleibt.
Tool- und Integrationsprüfung
Was können Ihre vorhandenen Systeme schon? Häufig braucht es keine Neuanschaffung, sondern eine Verbindung zwischen zwei Werkzeugen, die Sie längst bezahlen.
Umsetzung des Pilot-Workflows
Der Prozess wird gebaut — mit echten Daten, in Ihrer Umgebung, für einen klar abgegrenzten Anwendungsfall.
Test, Review, Anpassung
Ihr Team benutzt den Workflow im Alltag, wir sehen zusammen, wo er hakt, und justieren nach. Dieser Schritt entscheidet über die Akzeptanz.
Kurzdokumentation und Übergabe
Was der Workflow tut, wo er hängt, wenn er hängt, und wie er angepasst wird. Danach gehört er Ihnen, nicht mir.
Was danach konkret da ist
Ein Prozess läuft automatisch — produktiv im Team
Kein Prototyp auf meinem Rechner, sondern ein Ablauf, den Ihre Mitarbeitenden im Tagesgeschäft verwenden.
Eine belastbare Aussage über den nächsten Schritt
Nach dem Piloten wissen Sie aus eigener Erfahrung, was Automatisierung in Ihrem Haus bringt — und was sie kostet.
Dokumentation, die auch ohne mich trägt
Aufbau, Zuständigkeiten und typische Fehlerbilder schriftlich. Das ist der Unterschied zwischen Entlastung und neuer Abhängigkeit.
Von der Prozessaufnahme bis zur Übergabe
In der Regel zwei bis vier Wochen. Das Tempo bestimmt weniger die Technik als die Verfügbarkeit der Person, die den Ablauf am besten kennt.
- Schritt 01
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos. Wir klären den Anwendungsfall und ob ein Pilot der richtige nächste Schritt ist — oder ob vorher ein Audit sinnvoller wäre.
- Schritt 02
Prozessaufnahme
Mit den Menschen, die den Ablauf täglich bedienen. Zieldefinition und Abgrenzung: Was gehört in den Piloten, was bewusst nicht.
- Schritt 03
Konzept und Toolprüfung
Workflow-Konzept mit Rollen, Triggern und Datenfeldern; parallel die Prüfung, welche vorhandenen Systeme tragen und wo eine Verbindung fehlt.
- Schritt 04
Umsetzung
Der Pilot wird gebaut und mit echten Fällen befüllt. Ihr Team ist in dieser Phase nur für Rückfragen gebunden.
- Schritt 05
Testbetrieb und Anpassung
Der Workflow läuft im Alltag mit. Was hakt, wird nachjustiert — lieber jetzt als nach der Übergabe.
- Schritt 06
Übergabe
Einweisung, Kurzdokumentation, Zuständigkeiten. Danach entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht.
Davor, danach — oder direkt hier einsteigen?
Die drei Pakete bauen aufeinander auf — aber nicht jeder muss vorne anfangen.
Davor: Klarheits-Audit
Wenn noch nicht feststeht, welcher Ablauf sich zuerst lohnt. Das Audit liefert in ein bis zwei Wochen eine priorisierte Liste und eine Entscheidungsvorlage.
Direkt der Pilot
Wenn der Engpass bekannt ist und Sie ihn benennen können. Dann ist ein vorgeschaltetes Audit unnötiger Umweg — das sage ich Ihnen auch im Erstgespräch.
Danach: Wachstumspartner
Wenn aus einem Piloten eine laufende Verbesserung werden soll: monatliches Review, weitere Workflows, Kennzahlen und Befähigung des Teams.
Für wen der Pilot gedacht ist — und für wen nicht.
Das passt, wenn …
- Der Engpass ist benannt: ein wiederkehrender Ablauf, der spürbar Zeit kostet
- Es gibt eine Person im Haus, die den Prozess wirklich kennt und Zeit für Rückfragen hat
- Sie wollen etwas Produktives, kein weiteres Konzept in der Ablage
- Ihr Team darf den Piloten im Alltag ausprobieren und Rückmeldung geben
Das passt eher nicht, wenn …
- Fünf Prozesse sollen gleichzeitig automatisiert werden
- Der Ablauf soll automatisiert, aber niemand aus dem Team befragt werden
- Es steht schon fest, welches Tool gekauft wird, und gesucht wird nur die Bestätigung
- Der zu automatisierende Prozess ist selbst noch ungeklärt — dann zuerst das Audit
Wenn Sie unsicher sind: Sagen Sie es im Erstgespräch. Wenn ein Audit der bessere Einstieg ist, sage ich das — dann sparen wir beide die Zeit.
Geförderter Einstieg möglich
Die Beratungsleistung kann in den Rahmen der BAFA-Förderung fallen. Wichtig ist die Reihenfolge: erst der Antrag, dann der Projektstart.
BAFA-Förderung im Detail
Was gefördert wird, wer förderfähig ist, wie der Antrag abläuft und ein Rechenbeispiel — ohne Förderzusage.
Prüfung im Erstgespräch
Ob eine Förderung in Ihrem Fall realistisch ist, klären wir vor der Beauftragung. Die Bewilligung liegt beim BAFA, einen Rechtsanspruch gibt es nicht.
Häufige Fragen zum Workflow-Pilot
In der Regel zwei bis vier Wochen von der Prozessaufnahme bis zur Übergabe. Entscheidend für das Tempo ist weniger die Technik als die Verfügbarkeit der Person, die den Ablauf am besten kennt.
Welcher Ablauf kostet Sie gerade am meisten Zeit?
Zwei Sätze genügen. Wenn der Anwendungsfall trägt, sage ich Ihnen im Erstgespräch, wie ein Pilot dafür aussehen würde — und wenn er nicht trägt, sage ich das auch.
- Antwort innerhalb eines Werktags
- Keine Vertragsbindung durch die Anfrage
- Förder-Check inklusive
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