S/4HANA-Angebote vergleichen: Prüfpunkte für den Mittelstand

Sie haben zwei oder drei Angebote für den Umstieg auf S/4HANA. Die Summen liegen weit auseinander, die Gliederungen sehen unterschiedlich aus, und jeder Anbieter sagt, sein Angebot sei vollständig. Ein Vergleich nach dem Gesamtpreis ist dann ein Vergleich von Äpfeln mit Birnen.

Dieser Beitrag zeigt, worauf Sie achten sollten, damit Sie Angebote auf derselben Basis nebeneinanderlegen können. Ich bewerte dabei keine SAP-Technik, sondern Umfang, Struktur, Annahmen und Vertrag.

Warum Angebote sich kaum vergleichen lassen

Jeder Anbieter rechnet mit seinen eigenen Annahmen. Einer geht davon aus, dass Ihre Eigenentwicklungen weitgehend bleiben. Der nächste plant ihre Ablösung. Ein dritter setzt voraus, dass Ihr Fachbereich viele Stunden mitarbeitet, und rechnet diese Zeit nicht in sein Angebot ein.

Das Ergebnis: Das günstigste Angebot ist oft das mit den meisten stillen Annahmen. Ein fairer Vergleich beginnt deshalb nicht bei der Summe, sondern bei einer gemeinsamen Anforderungsbeschreibung, auf die alle Anbieter antworten. Wie Sie eine solche Beschreibung angehen, steht auf der Seite zur Partnerauswahl.

Umfang: Was enthalten ist und was fehlt

Prüfen Sie jedes Angebot auf diese Punkte und tragen Sie sie in eine Tabelle ein:

• Eigenentwicklungen: Wie viele sind erfasst, wie wurden sie bewertet, und was geschieht mit ihnen (übernehmen, anpassen, ablösen)?
• Schnittstellen: Welche Anbindungen sind im Umfang, etwa an Webshop, Lager, Banken, Behörden oder Produktionssysteme?
• Datenmigration: Welche Daten ziehen um, wie viel Historie, und wer bereinigt die Daten?
• Berechtigungen und Rollen: Neu aufgebaut oder übernommen?
• Berichte und Formulare: Welche gehören dazu?
• Schulung: Für wen, in welchem Umfang?
• Hypercare: Gibt es eine Betreuung nach dem Start, und wie lange?

Alles, was nicht ausdrücklich im Angebot steht, ist nicht im Preis. Fragen Sie bei Lücken nach, bevor Sie vergleichen.

Annahmen: Mengengerüst, Mitwirkung, Teststufen

Die versteckten Annahmen entscheiden über spätere Nachträge. Prüfen Sie:

• Mengengerüst: Von welcher Zahl an Buchungen, Benutzern, Standorten, Gesellschaften und Datenmengen geht das Angebot aus?
• Mitwirkung Ihres Fachbereichs: Wie viele Personen werden in welchem Umfang eingeplant, und mit welchen Aufgaben? Wer stellt Testfälle bereit? Dazu mehr im Beitrag Anwenderabnahme bei S/4HANA vorbereiten.
• Teststufen: Wer testet was? Entwicklertest, Integrationstest und Anwenderabnahme sind drei verschiedene Dinge.
• Zeitplan: Welche Termine setzt der Anbieter für Ihre Entscheidungen und Zulieferungen voraus?
• Fristen: Berücksichtigt der Plan Ihre Wartungsfrist? Sie können sie im Wartungsende-Rechner ermitteln.

Eine Angabe zur Dauer sollte aus dem Angebot selbst begründet werden. Allgemeine Richtwerte sind nicht belastbar. Eine Befragung von Horváth nennt für größere Unternehmen im Schnitt rund 30 Prozent Überschreitung gegenüber der Planung. Fragen Sie deshalb, wie der Anbieter mit Abweichungen umgeht.

Preismodell: Festpreis, Aufwand mit Deckel, Change-Regeln

Modell	Vorteil	Worauf Sie achten sollten
Festpreis	Planbarkeit	Ist der Umfang so genau beschrieben, dass der Festpreis trägt? Was gilt als Änderung?
Aufwand nach Stunden	Flexibilität	Wie schätzt der Anbieter, und gibt es eine Obergrenze?
Aufwand mit Deckel	Mischform	Was geschieht bei Erreichen des Deckels?

Ein Festpreis ist nur so gut wie die Umfangsbeschreibung dahinter. Klären Sie in jedem Fall die Change-Regeln: Wer entscheidet, was eine Änderung ist? Wie wird sie bewertet, und wer gibt sie frei?

Vertrag: Abnahme, Haftung, Personal, Ausstiegsmöglichkeit

Ich bin kein Rechtsanwalt und gebe keine Rechtsberatung. Diese Fragen sollten Sie aber vor der Unterschrift mit Ihrer Rechtsberatung klären:

• Abnahme: Wie sind Abnahmekriterien und Fristen definiert? Was passiert bei Mängeln?
• Haftung: Welche Grenzen setzt der Vertrag?
• Personal: Wer arbeitet an Ihrem Projekt, und wie ist ein Wechsel der Projektleitung geregelt?
• Ausstieg: Unter welchen Bedingungen können Sie das Projekt beenden, und was bekommen Sie dann an Ergebnissen heraus?
• Dokumentation: Gehören Konfiguration und Entwicklungen so dokumentiert dazu, dass ein Dritter weiterarbeiten könnte?

Referenzen und Branchenkenntnis prüfen

Fragen Sie nach Projekten, die Ihrem ähnlich sind: Branche, Größe, Eigenentwicklungsanteil. Sprechen Sie mit mindestens einem Kunden direkt. Stellen Sie keine Fragen, die nur Lob erzeugen („Waren Sie zufrieden?“), sondern konkrete: Was lief nicht nach Plan? Wie hat der Anbieter reagiert?

Behandeln Sie Aussagen zu Herstellerbeziehungen oder Zertifizierungen eines Anbieters wie jede andere Angabe: Lassen Sie sich das nachweisen.

Checkliste zum Kopieren

1. Anforderungsbeschreibung für alle Anbieter identisch
2. Eigenentwicklungen: Anzahl, Behandlung, im Preis?
3. Schnittstellen: Liste, im Preis?
4. Datenmigration: Umfang, Bereinigung, Verantwortung
5. Mengengerüst offengelegt
6. Mitwirkung des Fachbereichs beziffert
7. Teststufen und Zuständigkeiten klar
8. Preismodell und Change-Regeln verstanden
9. Abnahme, Haftung, Personal, Ausstieg geprüft
10. Referenzen mit Rückfrage bei Kunden
11. Hypercare und Schulung beschrieben
12. Wartungsfrist im Zeitplan berücksichtigt

Wann eine Zweitmeinung sinnvoll ist

Eine Zweitmeinung bei mir prüft Umfang, Struktur, Annahmen, Vertrag und Vollständigkeit eines Angebots. Sie ist keine fachliche SAP-Bewertung: Ob eine technische Lösung richtig ist, beurteilt Ihr SAP-Partner oder ein zweiter Fachberater.

Sinnvoll ist die Zweitmeinung, wenn die Angebote stark auseinanderliegen, wenn Sie intern niemanden haben, der Angebote dieser Art schon geprüft hat, oder wenn die Summe so groß ist, dass ein zweiter Blick ohnehin zur Sorgfalt gehört.

Weiter zur Partnerauswahl

Wie Sie von der Anforderung über die Ausschreibung zum Vergleich kommen, beschreibe ich auf der Seite zur Partnerauswahl. Den Gesamtüberblick finden Sie unter SAP-Beratung.

Häufige Fragen

Ist das günstigste Angebot das beste?

Nicht zwingend. Prüfen Sie zuerst, ob der Umfang vergleichbar ist. Ein niedriger Preis mit vielen stillen Annahmen wird oft durch Nachträge ausgeglichen.

Festpreis oder Aufwand?

Ein Festpreis passt, wenn der Umfang genau beschrieben ist. Bei Unklarheiten verschiebt er das Risiko in Änderungsverhandlungen. Entscheidend sind die Change-Regeln.

Prüfen Sie auch die technische Lösung?

Nein. Ich prüfe Umfang, Struktur, Annahmen und Vertrag. Die fachliche SAP-Bewertung liegt bei Ihrem SAP-Partner oder einem Fachberater.

Ihr nächster Schritt

Sie haben Angebote auf dem Tisch und möchten wissen, worauf Sie zuerst schauen sollten? Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch sehe ich mir Ihre Ausgangslage an, und ich sage Ihnen, welche Punkte ich an Ihrer Stelle zuerst klären würde.

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