Anwenderabnahme bei S/4HANA vorbereiten: Testfälle aus dem Fachbereich

Bei einem S/4HANA-Projekt testet der SAP-Partner das System, und doch bleibt eine Frage, die nur Ihr Fachbereich beantworten kann: Funktioniert das, was Ihre Abteilung täglich tut? Ob ein Auftrag mit Sonderkondition richtig abgerechnet wird, ob die Teillieferung stimmt, ob die Gutschrift den richtigen Beleg erzeugt, kann nur beurteilen, wer diese Fälle kennt.

Die Anwenderabnahme (User Acceptance Test, kurz UAT) ist deshalb Sache des Fachbereichs. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie sie vorbereiten, sodass die Fachabteilung nicht erst im Test erfährt, was von ihr erwartet wird.

Was die Anwenderabnahme prüft und wer sie verantwortet

Die Anwenderabnahme prüft, ob das System Ihre tatsächlichen Geschäftsabläufe abbildet. Sie unterscheidet sich vom technischen Test des Partners, der prüft, ob Funktionen grundsätzlich laufen.

Verantwortlich für das Ergebnis ist Ihr Unternehmen, nicht der Partner. Der Partner stellt die Testumgebung bereit und behebt Fehler. Ob die Abnahme erteilt wird, entscheiden Sie. Legen Sie deshalb vorab fest, wer in Ihrem Haus die Abnahme verantwortet und freigibt, am besten eine Person pro Fachbereich mit Entscheidungsbefugnis.

Aufgabenverteilung: Partner, IT, Fachbereich

Rolle	Typische Aufgaben
SAP-Partner	Testumgebung bereitstellen, technische Tests, Fehler beheben, Testdaten laden
Ihre IT	Zugänge, Berechtigungen, Schnittstellen auf Ihrer Seite, Koordination
Fachbereich	Testfälle liefern und ausführen, Ergebnisse bewerten, Fehler beschreiben, Abnahme empfehlen
Geschäftsführung	Abnahmekriterien freigeben, über offene Fehler entscheiden

Die genaue Verteilung hängt vom Vertrag ab. Prüfen Sie im Angebot, was der Partner an Testbegleitung zusagt und was er von Ihnen erwartet. Hinweise dazu finden Sie im Beitrag S/4HANA-Angebote vergleichen.

Testfälle aus dem Tagesgeschäft ableiten

Brauchbare Testfälle beginnen nicht im System, sondern in der Arbeit Ihrer Mitarbeitenden. Gehen Sie in zwei Schritten vor.

1. Standardabläufe sammeln. Fragen Sie jede Abteilung: Welche zehn Abläufe laufen am häufigsten? Zum Beispiel Auftrag erfassen, Lieferung buchen, Rechnung erstellen, Wareneingang buchen, Zahlung zuordnen. Diese Liste ist das Gerüst der Abnahme.

2. Sonderfälle ergänzen. Das System bewährt sich an den Ausnahmen. Fragen Sie: Was läuft bei uns nicht nach Lehrbuch? Welche Kunden, Lieferanten oder Artikel brauchen eine Sonderbehandlung? Welche Fälle erzeugen regelmäßig Rückfragen? Typische Beispiele sind Streckengeschäft, Gutschrift mit Teilrücknahme, Mehrwertsteuer-Sonderfälle, Konsignation oder Rahmenverträge.

Die Sonderfälle kennen oft nur wenige Personen. Holen Sie diese Menschen früh dazu, nicht erst kurz vor dem Test.

Aufbau eines brauchbaren Testfalls

Ein Testfall muss so geschrieben sein, dass ihn jemand ausführen kann, der ihn nicht selbst verfasst hat. Dafür reichen vier Teile:

1. Vorbedingung: Welche Stammdaten und Belege müssen vorhanden sein?
2. Schritte: Was wird in welcher Reihenfolge gemacht?
3. Erwartetes Ergebnis: Was soll am Ende herauskommen, zum Beispiel welcher Beleg, welcher Betrag, welche Buchung?
4. Daten: Welche konkreten Kunden, Artikel und Mengen werden verwendet?

Fiktives Beispiel für einen Testfall: Auftrag mit Teillieferung. Vorbedingung: Kunde A mit Rabattvereinbarung angelegt, Artikel B mit Bestand für die Hälfte der Menge. Schritte: Auftrag über die volle Menge erfassen, Teillieferung buchen, Rechnung für die gelieferte Menge erstellen. Erwartetes Ergebnis: Rechnung nur über die gelieferte Menge mit vereinbartem Rabatt, offene Restmenge im Auftrag sichtbar.

Ein Testfall, der „Auftrag prüfen“ heißt und kein erwartetes Ergebnis nennt, ist kein Testfall.

Testdaten und Zeitplanung

Realistische Testdaten entscheiden über die Aussagekraft. Klären Sie früh:

• Welche Daten kommen aus dem Altsystem, welche werden eigens angelegt?
• Sind sensible Daten geschützt? Prüfen Sie mit Ihrem Datenschutz, ob echte Kundendaten im Testsystem zulässig sind.
• Wer stellt sicher, dass für jeden Testfall passende Daten bereitstehen?

Zur Zeitplanung: Rechnen Sie die Testzeit Ihrer Mitarbeitenden fest in die Kapazität ein. Wer die Abnahme „nebenbei“ erledigen soll, erledigt sie meist nicht gründlich. Konkrete Zeiträume nenne ich hier bewusst nicht, weil sie von Ihrem Umfang und Ihrem Partner abhängen. Lassen Sie sich den Zeitbedarf vom Partner begründen und legen Sie einen Puffer darauf.

Fehler erfassen und priorisieren

Ohne einheitliche Fehlererfassung versinkt der Test in Zurufen. Vereinbaren Sie eine zentrale Liste mit diesen Angaben:

• Testfall und Schritt, an dem der Fehler auftrat
• tatsächliches Ergebnis im Vergleich zum erwarteten
• Beleg oder Bildschirmfoto
• Auswirkung auf den Geschäftsablauf

Priorisieren Sie nach Auswirkung, nicht nach Lautstärke. Ein einfaches Raster reicht:

Priorität	Bedeutung
Kritisch	Ablauf nicht möglich oder falsche Buchung, kein Go-live
Hoch	Ablauf nur mit aufwendigem Umweg möglich
Mittel	Ablauf möglich, aber unpraktisch
Niedrig	Schönheitsfehler

Abnahmekriterien und Freigabe

Legen Sie die Kriterien vor dem Test fest, nicht danach. Ein gängiges Muster: Alle kritischen Fehler sind behoben, hohe Fehler sind behoben oder haben eine freigegebene Übergangslösung, offene mittlere und niedrige Fehler stehen mit Termin auf einer Liste. Die Geschäftsführung gibt diese Kriterien frei.

Halten Sie die Abnahme je Fachbereich schriftlich fest, mit Datum, Verantwortlichem, Ergebnis und offenen Punkten. So bleibt nachvollziehbar, worauf die Freigabe beruht.

Arbeitsanweisungen und Schulung ableiten

Aus guten Testfällen entstehen fast von selbst Arbeitsanweisungen: Die Schrittfolge steht schon da. Ergänzen Sie sie um Hinweise, was bei Abweichungen zu tun ist, und um Screenshots aus dem Testsystem.

Daraus folgt auch die Schulung: Mitarbeitende lernen am besten mit ihren eigenen Abläufen. Die Testfälle liefern die Übungsaufgaben. Wer schon im Test mit dem System gearbeitet hat, tut sich beim Start leichter.

Unterstützung für Ihren Fachbereich

Wenn Sie wollen, bereite ich Ihren Fachbereich darauf vor: Abläufe und Sonderfälle erfassen, Testfälle schreiben, Abnahmekriterien vorbereiten, Arbeitsanweisungen und Schulung ableiten, abgestimmt mit Ihrem SAP-Partner. Die technische Umstellung übernimmt Ihr Partner, ich vertrete Ihre Seite. Mehr dazu auf der Seite zur Fachbereich-Vorbereitung. Den Gesamtüberblick finden Sie unter SAP-Beratung.

Häufige Fragen

Muss der Fachbereich wirklich selbst testen?

Ja, zumindest die Bewertung. Ob ein Ablauf zum Tagesgeschäft passt, kann nur beurteilen, wer ihn kennt. Der Partner kann technisch testen, aber nicht entscheiden, ob das Ergebnis für Sie richtig ist.

Wie viele Testfälle brauche ich?

Das hängt von Ihren Abläufen ab. Beginnen Sie mit den häufigsten Standardabläufen je Abteilung und ergänzen Sie die Sonderfälle, die regelmäßig Rückfragen auslösen. Eine pauschale Zahl wäre nicht belastbar.

Wer gibt die Abnahme frei?

Ihr Unternehmen. Legen Sie vorab pro Fachbereich eine verantwortliche Person fest, die Geschäftsführung gibt die Kriterien frei.

Ihr nächster Schritt

Sie möchten Ihren Fachbereich auf die Abnahme vorbereiten und wissen nicht, wo Sie anfangen? Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch sehe ich mir Ihre Ausgangslage an, und ich sage Ihnen, welche Schritte ich an Ihrer Stelle zuerst gehen würde.

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