S/4HANA-Abnahme: Ihren Fachbereich auf Test und Go-live vorbereiten
Ihr Fachbereich kennt die Abläufe, die Ausnahmen und die Kunden, bei denen es immer anders läuft. Ich helfe, dieses Wissen in Testfälle, Abnahmekriterien, Arbeitsanweisungen und Schulungen zu übersetzen, abgestimmt mit Ihrem SAP-Partner. Die technische Umstellung übernimmt Ihr SAP-Partner. Ich vertrete Ihre Seite.
- Abläufe und Sonderfälle aus dem Tagesgeschäft schriftlich erfasst, bevor getestet wird
- Testfälle mit Vorbedingung, Testdaten und erwartetem Ergebnis in der Sprache Ihres Fachbereichs
- Abnahmekriterien, die vor dem Test feststehen und nicht erst danach verhandelt werden
- Arbeitsanweisungen und Schulung, damit Ihr Team am ersten Tag weiß, was zu tun ist
Ohne Ihren Fachbereich gibt es keine belastbare Abnahme.
In einem S/4HANA-Projekt richtet Ihr SAP-Partner das System ein. Ob es Ihr Geschäft abbildet, kann aber nur Ihr Fachbereich beurteilen. Dazu gehören die Teillieferung an den Großkunden, die Gutschrift mit Sonderkondition und der Monatsabschluss mit seinen Eigenheiten.
Genau hier entsteht oft eine Lücke. Die Key-User sollen neben dem Tagesgeschäft Testfälle schreiben, Testläufe durchführen und Fehler melden. Häufig fehlt ihnen dafür eine Vorlage, eine klare Priorität und die Zeit. Dann wird getestet, was gerade einfällt, und die Sonderfälle bleiben liegen.
Die Folge zeigt sich meist erst nach dem Produktivstart: Abläufe, die nie getestet wurden, und Mitarbeitende, die nicht wissen, wo sie etwas finden. Eine gute Vorbereitung verringert dieses Risiko. Ausschließen kann sie es nicht.
Was bei der Fachbereichsvorbereitung konkret entsteht
Abläufe und Sonderfälle
Gemeinsam mit Ihren Key-Usern halte ich fest, wie die wichtigsten Abläufe heute laufen und wo die Ausnahmen liegen. Das ist die Grundlage für alles Weitere und oft das erste Mal, dass dieses Wissen schriftlich vorliegt.
Testfälle
Aus den Abläufen entstehen Testfälle in Geschäftssprache: Vorbedingung, Schritte, Testdaten und erwartetes Ergebnis. So kann auch eine Vertretung den Test durchführen und das Ergebnis eindeutig bewerten.
Testdaten und Testplan
Welche Kunden, Artikel und Belege für den Test gebraucht werden und wer wann testet, stimme ich mit Ihrem SAP-Partner ab. Die Testdaten im System stellt der Partner oder Ihre IT bereit, ich sorge dafür, dass der Bedarf des Fachbereichs feststeht.
Abnahmekriterien
Vor dem Test legen Sie fest, wann ein Ablauf als abgenommen gilt und welche Fehler einen Produktivstart verhindern. Das schafft eine klare Grundlage für die Abnahme und erspart Diskussionen im Nachhinein.
Fehler erfassen und priorisieren
Ich richte mit Ihnen einen einfachen Weg ein, wie Fehler gemeldet, eingestuft und an den Partner übergeben werden. Ihr Fachbereich sieht dadurch jederzeit, was offen ist und was den Produktivstart blockiert.
Arbeitsanweisungen
Für die wichtigsten Abläufe entstehen kurze Arbeitsanweisungen, die zu Ihren Rollen und Begriffen passen. Sie ergänzen die Dokumentation des Partners um die Frage, wie Ihr Team konkret damit arbeitet.
Wie der Fachbereich auf den Wechsel vorbereitet wird
Key-User vorbereiten
Ihre Key-User sind das Bindeglied zwischen Fachbereich und Partner. Ich bereite sie auf ihre Rolle im Test, in der Abnahme und als erste Ansprechpartner für ihre Kolleginnen und Kollegen vor.
Anwenderschulung mit Arbeitsheft
Die Schulung orientiert sich an Ihren Abläufen und Testfällen, nicht an Menüpfaden. Ein Arbeitsheft zum Mitschreiben und Nachschlagen begleitet sie. Geübt wird in der Testumgebung, die Ihr Partner oder Ihre IT bereitstellt.
Kurzreferenz für den Go-live
Eine knappe Übersicht der wichtigsten Schritte und Ansprechpartner liegt in den ersten Wochen nach dem Produktivstart griffbereit am Arbeitsplatz.
Klare Zuständigkeiten: Partner, IT und Fachbereich.
Ihr SAP-Partner richtet das System ein, migriert die Daten und behebt Fehler. Ihre IT stellt Zugänge und Testumgebung bereit. Ihr Fachbereich prüft, ob das Ergebnis zum Geschäft passt, und nimmt fachlich ab. Ich bereite diesen dritten Teil vor und stimme Testplan, Fehlerweg und Abnahmekriterien mit dem Partner ab. Customizing, Datenmigration oder Systemarbeit übernehme ich nicht. Wenn ich bei Tests im System dabei bin, dann nur in einer Testumgebung von Ihnen oder Ihrem Partner und nach Absprache. Wie ein Testfall aussehen kann, zeigt der folgende Ausschnitt.
TF-VK-014
Kundenauftrag mit Teillieferung
- Vorbedingung
- Kunde mit Teillieferungs-Vereinbarung ist angelegt.
- Testdaten
- Ein Beispielkunde, drei Artikel, davon einer nicht auf Lager.
- Verantwortlich
- Key-User Vertrieb
- Sonderfall
- Kunde storniert die Restposition nach der Teillieferung.
Ablauf
- 1Kundenauftrag mit drei Positionen anlegen.
- 2Zwei Positionen sind lieferbar, eine ist es erst in der Folgewoche.
- 3Teillieferung auslösen und Lieferschein prüfen.
- 4Rechnung zur Teillieferung erstellen.
- 5Restposition später liefern und gesondert abrechnen.
Erwartetes Ergebnis
Zwei Rechnungen mit korrekten Mengen, der Auftrag bleibt bis zur Restlieferung offen und der Kunde erhält keine doppelte Berechnung.
Fiktives Beispiel mit erfundenen Daten (Großhändler, 250 Mitarbeitende, SAP ECC mit EhP 7). Vereinfachte Darstellung, kein Kundenprojekt und keine Originalansicht von SAP.
Von den Abläufen bis zur Abnahme
- Schritt 01
Projektstand und Rollen klären
Ich lese Projektplan, Testkonzept und Vertrag, soweit vorhanden, und kläre mit Ihnen und dem Partner, wer im Fachbereich welche Aufgabe übernimmt.
- Schritt 02
Abläufe und Sonderfälle aufnehmen
In kurzen Terminen mit den Key-Usern entstehen Ablaufbeschreibungen je Bereich, etwa Vertrieb, Einkauf, Lager und Finanzen, samt der bekannten Ausnahmen.
- Schritt 03
Testfälle und Abnahmekriterien schreiben
Aus den Abläufen werden Testfälle mit erwartetem Ergebnis. Gleichzeitig legen Sie fest, welche Fehler den Produktivstart verhindern und welche danach behoben werden können.
- Schritt 04
Testplan mit dem Partner abstimmen
Reihenfolge, Testdaten, Zuständigkeiten und Fehlerweg werden mit dem Partner abgestimmt, damit Ihr Fachbereich nicht auf Zuruf testet.
- Schritt 05
Tests begleiten und Abnahme vorbereiten
Während der Testläufe halte ich Ergebnisse und offene Fehler fest und bereite die Abnahmeentscheidung vor. Die fachliche Abnahme erklären Sie.
- Schritt 06
Arbeitsanweisungen und Schulung
Parallel entstehen Arbeitsanweisungen, Arbeitsheft und Kurzreferenz. Die Schulung findet vor dem Produktivstart statt, vor Ort oder online.
Wann die Fachbereichsvorbereitung passt und wann nicht
Das passt, wenn …
- Ihr S/4HANA-Projekt läuft oder ist beauftragt, und die Testphase rückt näher.
- Ihre Key-User sollen testen und abnehmen, haben dafür aber keine Vorlage und wenig Zeit.
- Sie möchten, dass die Abnahme auf vorher vereinbarten Kriterien beruht und nicht auf dem Bauchgefühl einzelner.
- Sie brauchen Arbeitsanweisungen und eine Schulung, die zu Ihren Abläufen passt.
Das passt eher nicht, wenn …
- Sie suchen jemanden für Customizing, Programmierung oder Testautomatisierung im SAP-System.
- Sie brauchen Unterstützung bei der Datenmigration.
- Die Entscheidung für S/4HANA oder für einen SAP-Partner steht noch aus. Dann passt das Entscheidungs-Audit oder die Partnerauswahl besser.
- Sie erwarten eine Zusage, dass der Produktivstart fehlerfrei verläuft.
Wenn Sie unsicher sind, kläre ich das mit Ihnen im Erstgespräch.
Was daneben liegt
SAP-Beratung im Überblick
Beide Stufen auf einen Blick: vom Entscheidungs-Audit über die Partnerauswahl bis zur Begleitung im laufenden Projekt.
Projektsteuerung auf Kundenseite
Entscheidungsregister, offene Punkte und Statusberichte für die Geschäftsführung, damit Ihre Seite im Projekt den Überblick behält.
Mitarbeiterschulungen
Wie ich Schulungen allgemein aufbaue: mit Arbeitsheft, Übungen an eigenen Beispielen und Kurzreferenz.
Ratgeber: Testfälle für die Anwenderabnahme
Wie ein brauchbarer Testfall aufgebaut ist und wie Sie Testfälle aus dem Tagesgeschäft ableiten.
Häufige Fragen zur Fachbereichsvorbereitung
Nein. Customizing, Datenmigration und Fehlerbehebung liegen bei Ihrem SAP-Partner. Ich bereite Ihren Fachbereich vor und bin bei Tests nur nach Absprache dabei, und zwar in einer Testumgebung, die Sie oder Ihr Partner bereitstellen.
Das Fachwissen kommt von Ihren Key-Usern. Ich führe die Gespräche, bringe die Inhalte in eine einheitliche Form und prüfe, ob erwartetes Ergebnis und Testdaten eindeutig sind. Freigegeben werden die Testfälle von Ihrem Fachbereich.
Dafür gibt es keine feste Zahl. Sie hängt davon ab, wie viele Abläufe, Sonderfälle, Eigenentwicklungen und Schnittstellen Sie haben. Ich beginne mit den Abläufen, die für Umsatz, Lieferfähigkeit und Abschluss entscheidend sind, und erweitere von dort.
Über die Projektleitung des Partners und die vereinbarten Projekttermine. Testplan, Fehlerweg und Abnahmekriterien werden gemeinsam festgelegt. Ich ersetze dabei keine Rolle des Partners, sondern vertrete die Sicht Ihres Fachbereichs.
Möglichst bevor die Testphase im Projektplan beginnt. Abläufe und Sonderfälle lassen sich früh aufnehmen, Testfälle brauchen Zeit für Abstimmung und Freigabe. Den passenden Zeitpunkt bespreche ich mit Ihnen anhand Ihres Projektplans.
Schulung, Arbeitsheft und Kurzreferenz sind fester Bestandteil der Vorbereitung. Welche Gruppen geschult werden und in welchem Umfang, lege ich gemeinsam mit Ihnen fest. Für die Übungen braucht es eine Testumgebung von Ihnen oder Ihrem Partner.
Beides. Termine mit Key-Usern und Schulungen finden gern vor Ort statt, wenn Ihr Unternehmen in Dortmund oder der Region NRW sitzt. Abstimmungen und Nachbereitung laufen meist online.
Das hängt vom Umfang ab, also von der Zahl der Bereiche, Abläufe und Schulungsgruppen. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein Angebot mit klar beschriebenem Leistungsumfang.
Steht die Testphase bevor? Dann ist jetzt die Zeit, Ihren Fachbereich vorzubereiten.
Im kostenlosen Erstgespräch schaue ich mit Ihnen auf Ihren Projektstand und kläre, welche Vorbereitung Ihr Fachbereich braucht. Die technische Umstellung übernimmt Ihr SAP-Partner. Ich vertrete Ihre Seite.
Fachbereichsvorbereitung anfragen
Beschreiben Sie kurz, wo Ihr S/4HANA-Projekt steht und welche Bereiche betroffen sind. Ich melde mich persönlich bei Ihnen. Bitte senden Sie keine Zugangsdaten über das Formular.
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