Zapier-Migration in fünf Schritten: Wechsel zu n8n oder Make

Der Wechsel von Zapier zu n8n oder Make lohnt sich, wenn Ihre Zaps viele Schritte haben und der Task-Verbrauch den Tarif nach oben treibt, wenn Daten nicht außerhalb der EU gespeichert werden sollen oder wenn Ihre Abläufe eine Fehlerbehandlung brauchen, die Sie in Zapier nicht sauber abbilden. Er lohnt sich eher nicht, wenn Sie nur wenige einfache Zaps im Einstiegstarif betreiben, wenn ein Zap von einer App abhängt, für die das Ziel keinen Baustein hat, oder wenn niemand im Haus die neuen Workflows später pflegen kann.

Dieser Beitrag beschreibt fünf Schritte: Inventur, Zielplattform, Nachbau, Parallelbetrieb, Abschaltung. Dazu kommen eine Einordnung von Konverter-Werkzeugen und ein Kostenbeispiel nach den Zählregeln der drei Anbieter. Alle Preise und Zählangaben haben den Stand 09.10.2026 und stammen von den Herstellern. Die Quellen stehen am Ende. Wie ich ein solches Vorhaben begleite, steht auf der Seite zur Zapier-Migration.

Schritt 1: Inventur der Zaps

Bevor Sie ein Ziel wählen, brauchen Sie eine Liste dessen, was heute läuft. Meist sind es mehr Zaps als gedacht. Führen Sie eine Tabelle mit einer Zeile je Zap:

Zap	Läufe/Monat	Auslöser	Zielsysteme	Besitzer	Letzte Änderung	Fehlerpfad vorhanden?
Neue Bestellung: Auftrag anlegen	1.200	Onlineshop	Warenwirtschaft, E-Mail	Vertriebsleitung	03/2026	nein
Formularanfrage: Kontakt anlegen	300	Webformular	CRM, Chat-Nachricht	Marketing	11/2025	teilweise
Rechnung bezahlt: Status setzen	400	Buchhaltung	Onlineshop	Buchhaltung	08/2024	nein

Die Zeilen sind erfundene Beispiele. Die Läufe je Monat entnehmen Sie der Verbrauchsansicht Ihres Zapier-Kontos.

Drei Fragen entscheiden, was in die Migration kommt: Läuft der Zap überhaupt noch? Braucht jemand sein Ergebnis? Weiß ein Mensch, was bei einem Fehler zu tun ist? Zaps ohne Läufe und ohne Besitzer würde ich nicht übertragen, sondern nach Rücksprache abschalten. Die letzte Spalte wird später wichtig: Was heute nur durch eine Fehlermail an eine einzelne Person aufgefangen wird, müssen Sie im Ziel bewusst bauen.

Sortieren Sie die Liste außerdem nach Risiko: Zaps, die Geld oder Kunden berühren, wandern zuletzt, unkritische Abläufe zuerst als Übung.

Schritt 2: Zielplattform wählen

Die Wahl ist keine Glaubensfrage. Sie hängt an vier Kriterien: Betrieb, Datenstandort, Zähleinheit und der Frage, wer nach der Übergabe mitbaut.

Kriterium	n8n selbst betrieben	n8n Cloud	Make
Betrieb	Server, Updates und Sicherung liegen bei Ihnen oder Ihrem Dienstleister	Betrieb beim Hersteller	Betrieb beim Hersteller
Datenstandort	dort, wo Sie hosten	EU, Frankfurt am Main	AWS in der EU oder Nordamerika, Zone bei Kontoanlage gewählt, später nicht änderbar
Zähleinheit	Ausführungen, Community Edition ohne dokumentiertes Limit	Ausführungen, Monatskontingent je Tarif	Credits je Modul, Trigger zählt mit
Mitarbeit im Team	Community Edition ohne Projekte, Sharing und SSO	Rollen und Projekte je nach Tarif	Rollen und geteilte Vorlagen im Teams-Tarif

Betrieb. Wer n8n selbst betreibt, trägt Server, Updates und Backups. Die Instanz gehört dann Ihnen. Lizenzfragen für Beraterinstanzen kläre ich vor dem Projekt mit dem Hersteller.

Datenstandort. Zapier bietet laut eigener Datenschutzseite keine reine Speicherung in der EU an, die Übermittlung in die USA stützt Zapier auf das EU-US Data Privacy Framework. Bei Make wählen Sie die Zone beim Anlegen des Kontos, die genaue AWS-Region der EU-Zonen nennt der Hersteller nicht. Ob das für Ihre Daten reicht, klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten. Ich gebe keine Rechtsberatung.

Zähleinheit und Mitarbeit. Wie sich die Kosten entwickeln, zeigt das Kostenbeispiel weiter unten. Fragen Sie außerdem, wer nach der Übergabe Änderungen vornimmt: Bauen Sie einen mittelschweren Zap in zwei Zielen nach und lassen Sie die Person urteilen, die später pflegt. Auch eine Mischlösung ist möglich, einzelne Zaps bleiben dann in Zapier. Bei der Wahl einer Zapier-Alternative für den Mittelstand zählt diese Passung mehr als die Funktionsliste.

Schritt 3: Vom Zap zum Workflow

Kopieren Sie Zaps nicht eins zu eins. Viele sind über Jahre gewachsen und enthalten Umwege. Halten Sie je Zap in drei Sätzen fest, was hineinkommt, nach welcher Regel verarbeitet wird und was herauskommen soll, und bauen Sie dann neu. Die Bausteine entsprechen sich ungefähr so:

Zapier	n8n	Make
Trigger	Trigger-Node (App, Webhook, Zeitplan)	Trigger-Modul, Webhook oder geplante Prüfung
Action	Node der App, sonst HTTP Request	Modul der App, sonst HTTP-Modul
Filter	IF- oder Filter-Node	Filter zwischen zwei Modulen
Paths	Switch- oder IF-Node mit mehreren Ausgängen	Router
Formatter	Edit Fields (Set), bei Bedarf Code-Node	Funktionen im Mapping, Variablen setzen, bei Bedarf Code
Delay	Wait-Node	Sleep-Modul (höchstens 5 Minuten je Modul; längere Wartezeiten über Zeitplan, Data Store oder ein zweites Szenario)
Looping	Loop Over Items	Iterator, zum Zusammenführen Aggregator

Die Zuordnung ist eine Orientierung. Verhalten unterscheidet sich im Detail, etwa bei Listen oder leeren Feldern. Prüfen Sie das am echten Datensatz.

Fehlerpfade nachrüsten

Der häufigste Mangel in gewachsenen Zap-Landschaften ist nicht die Logik, sondern der fehlende Plan für den Fehlerfall. Rüsten Sie mindestens drei Fälle nach:

• Zielsystem nicht erreichbar: automatischer erneuter Versuch mit Pause, danach Meldung.
• Daten unvollständig oder ungültig: Datensatz in eine Liste „zu klären“ legen, nicht verwerfen, und die zuständige Stelle informieren.
• Unbekannter Fehler: Meldung mit Workflow-Name, Ausführungs-Kennung und Datensatz-Kennung an ein Funktionspostfach, nicht an eine Einzelperson.

In n8n bauen Sie dafür einen Fehler-Workflow mit Error Trigger, in Make eine Error-Handler-Route. Lösen Sie jeden dieser Fehler vor der Abnahme absichtlich aus.

Schritt 4: Parallelbetrieb mit Dublettenschutz

Läuft der neue Workflow neben dem Zap, verarbeiten beide dasselbe Ereignis. Die Folge sind doppelte Aufträge, doppelte Mails und doppelte Buchungen. Zwei Vorgehen haben sich bewährt:

1. Schattenbetrieb. Der neue Workflow macht alles außer der schreibenden Aktion. Statt in das Zielsystem zu schreiben, legt er ab, was er getan hätte, etwa in einer Tabelle. Der Zap bleibt führend. Sie vergleichen Ereignis für Ereignis.
2. Umschalten mit Stichtag. Sie pausieren den Zap und schalten den neuen Workflow scharf, immer nur für einen Zap zugleich.

Unabhängig davon brauchen Sie technischen Dublettenschutz: Prüfen Sie vor jeder Anlage, ob im Zielsystem schon ein Datensatz mit derselben externen Kennung existiert, etwa der Bestellnummer, und speichern Sie diese Kennung bei der Anlage. Das schützt auch bei Wiederholungen nach einem Fehler.

Legen Sie die Vergleichskriterien vorab fest: gleiche Zahl der Läufe, gleiche Feldwerte, jede Abweichung dokumentiert. Der Parallelbetrieb endet nicht nach einer festen Dauer, sondern wenn die Kriterien über einen vollständigen Geschäftszyklus erfüllt sind, bei Rechnungsprozessen zum Beispiel über einen Monatsabschluss.

Schritt 5: Abschaltplan, Abnahme, Runbook

Schalten Sie nicht alles an einem Tag ab. Ergänzen Sie die Inventur aus Schritt 1 je Zap um:

• den Ziel-Workflow und den Stichtag
• die verantwortliche Person
• das Abnahmekriterium
• den Rückfallplan: Der Zap bleibt pausiert, aber nicht gelöscht, bis die Abnahme erfolgt ist

Die Abnahme macht die Person, der der Prozess gehört, nicht die Person, die gebaut hat. Zum Abschluss gehört ein Runbook von einer Seite je Workflow: Zweck, Auslöser, Zielsysteme, wo die Zugangsdaten liegen (nicht, wie sie lauten), was die typischen Fehlermeldungen bedeuten, wer reagiert, wie ein Lauf wiederholt wird und wie man den Workflow abschaltet.

Bevor Sie das Zapier-Konto herabstufen oder kündigen, prüfen Sie Kündigungsfrist und sichern Sie Protokolle, die Sie für Nachweise brauchen. Widerrufen Sie danach die Verbindungen in den angebundenen Systemen.

Konverter-Tools: was sie übertragen und was nicht

Werkzeuge, die Zaps in Workflows des Ziels umwandeln, stehen in den Suchergebnissen zu „Zapier zu n8n migrieren“ weit oben. Ich nenne hier keines, weil ich keines für Ihren Fall geprüft habe. Grundsätzlich gilt:

• Sie übertragen die Struktur: Auslöser, Reihenfolge der Schritte, Feldzuordnungen, soweit der Baustein im Ziel existiert.
• Sie übertragen nicht das Fehlerverhalten. In Zapier bestimmte die Plattform, was bei einem Fehler geschieht. Im Ziel müssen Sie das selbst festlegen.
• Sie übertragen nicht die Zugangsdaten. Legen Sie diese im Ziel neu an, mit den geringsten nötigen Rechten.
• Sie prüfen nicht, ob die Logik noch sinnvoll ist.

Die Frage, ob man Zaps automatisch übertragen kann, beantworte ich deshalb mit „teilweise“: Ein Konverter liefert bei einfachen Zaps einen Entwurf und spart Tipparbeit. Fertig ist der Workflow damit nicht. Jedes Ergebnis gehört durch die Schritte 3 und 4.

Kostenbeispiel mit den Zählregeln

So zählen die drei Anbieter

• Zapier zählt Tasks. Jeder erfolgreiche Aktionsschritt ist ein Task. Der Trigger zählt nicht, Filter, Paths, Formatter und Delay ebenfalls nicht. KI-Schritte zählen seit 15.06.2026 je nach Modellstufe 1, 3 oder 5 Tasks. Zapier formuliert die Trigger-Regel uneinheitlich: Das Hilfe-Center sagt, Trigger verbrauchen nie Tasks, die Seite mit den Raten nennt „1 task per step“. Ich folge hier dem Hilfe-Center.
• Make zählt Credits. Jeder Modul-Durchlauf kostet einen Credit, der Trigger zählt mit, auch wenn er keine neuen Daten findet. Router und Filter kosten nichts. Liefert der Trigger mehrere Datensätze, läuft jedes Folgemodul entsprechend oft.
• n8n zählt Ausführungen. Ein Lauf ist eine Ausführung, egal wie viele Schritte er hat. Sub-Workflows und manuelle Testläufe zählen nicht. In n8n Cloud schlagen Läufe über dem Monatskontingent fehl und werden nicht nachgeholt. Für die selbst betriebene Community Edition dokumentiert der Hersteller kein Ausführungslimit.

Rechenbeispiel

Fiktive Annahmen, kein Kundenprojekt: fünf Abläufe mit je 1.000 Läufen im Monat. In Variante A besteht ein Lauf aus Auslöser, einem Filter und drei Aktionen, in Variante B aus Auslöser, einem Filter und sieben Aktionen. Bei Make gehe ich von einem Instant-Trigger, einem Datensatz je Lauf und einem Credit je Modul aus.

	Verbrauch A	Tarif A	Verbrauch B	Tarif B
Zapier	15.000 Tasks	Professional, 20.000 Tasks: 189 USD	35.000 Tasks	Professional, 50.000 Tasks: 289 USD
Make	20.000 Credits	Core, 20.000 Credits: 16 USD	40.000 Credits	Core, 40.000 Credits: 29 USD
n8n Cloud	5.000 Ausführungen	Pro, 10.000 Ausführungen: 50 EUR	5.000 Ausführungen	Pro, 10.000 Ausführungen: 50 EUR

Preise je Monat bei jährlicher Zahlung, in der Währung des Herstellers und nicht umgerechnet. Bei monatlicher Zahlung sind es Zapier 283,50 und 433,50 USD, Make 18,82 und 34,12 USD, n8n 60 EUR. Ob die Preise zuzüglich Umsatzsteuer gelten, weisen die Preisseiten nicht eindeutig aus. Die selbst betriebene Community Edition von n8n hat keine Lizenzkosten, Server und Betrieb kommen hinzu.

Was die Tabelle zeigt: Bei Zapier steigt der Verbrauch mit jedem Aktionsschritt, bei Make mit jedem Modul einschließlich Trigger, bei n8n bleibt er gleich. Make liegt bei diesen Annahmen unter n8n Cloud, Zapier darüber. Die Annahmen kippen das Bild schnell:

• Ein Make-Szenario, das im Viertelstundentakt nach neuen Daten fragt, verbraucht laut Make Academy rund 2.880 Credits im Monat, auch ohne Treffer.
• Pflegen mehrere Personen die Zaps, kommt bei Zapier der Team-Tarif in Frage: 20.000 Tasks kosten dort 249 USD im Monat bei jährlicher Zahlung.

Eigene Zahlen rechnen Sie im Automatisierungs-Kostenrechner durch.

Häufige Fragen

Was ist besser, n8n oder Zapier?

Das hängt von Betrieb, Datenstandort, Zählweise und Team ab. Zapier zählt Aktionsschritte, n8n zählt Läufe, deshalb fällt der Vergleich bei Abläufen mit vielen Schritten anders aus als bei Abläufen mit wenigen. Eine pauschale Antwort gibt es nicht.

Wie teuer ist Zapier?

Laut Preisseite (Stand 09.10.2026) gibt es einen kostenlosen Tarif mit 100 Tasks im Monat. Professional beginnt bei 19,99 USD im Monat bei jährlicher Zahlung für 750 Tasks, Team bei 69 USD für 2.000 Tasks. Die Beträge sind US-Dollar, nicht umgerechnet.

Kann man Zaps automatisch nach n8n übertragen?

Teilweise. Konverter erzeugen bei einfachen Zaps einen Entwurf der Struktur. Fehlerverhalten und Zugangsdaten übertragen sie nicht, und die Logik prüfen sie nicht. Planen Sie Nachbau, Parallelbetrieb und Abnahme trotzdem ein.

Ihr nächster Schritt

Sie haben eine Liste Ihrer Zaps und möchten wissen, welche zuerst umziehen sollten und wohin? Im kostenlosen Erstgespräch ordne ich Ihre Ausgangslage ein und sage Ihnen, ob sich der Wechsel rechnet. Die Instanz gehört Ihnen. Ich richte ein, baue, übergebe und betreue zu Geschäftszeiten. Mehr dazu unter n8n-Beratung und Make-Beratung.

Quellen und Stand

Alle Angaben: Herstellerangaben, abgerufen am 09.10.2026.

• Zapier: Preisseite, Task-Raten, Hilfe: Task-Messung, Data Privacy
• Make: Preisseite, Hilfe: Operations, Hilfe: Credits, Academy: Credit consumption, Privacy and GDPR
• n8n: Preisseite, Executions, Sub-workflows, Support: Executions, Community Edition

n8n ist eine Marke der n8n GmbH, Make eine Marke von Celonis und Zapier eine Marke von Zapier Inc. Der Rüdiger Consulting ist kein Partner dieser Hersteller und arbeitet unabhängig. Für Make gibt es ein Empfehlungsprogramm des Herstellers, an dem ich teilnehme; in diesem Beratungsbereich setze ich keine Empfehlungslinks, und meine Plattformempfehlung hängt nicht davon ab.