Vertriebs-Audit: Pipeline, CRM-Pflege und Lizenzen in zwei Tagen prüfen
Bevor Sie ein CRM einführen oder ein bestehendes sanieren, prüfe ich mit Ihnen Pipeline, Pflege, Datenqualität und Lizenzen. Am Ende stehen ein Ampelbericht und eine begründete Empfehlung für oder gegen Zoho CRM, die HubSpot, Pipedrive und Ihr bestehendes System mit einbezieht. Ich bin an keinen dieser Hersteller gebunden. Für HubSpot und Pipedrive gibt es Empfehlungsprogramme der Hersteller, an denen ich teilnehme; meine Empfehlung hängt nicht davon ab.
- Pipeline-Phasen mit klaren Eintrittskriterien
- Datenqualität per Stichprobe statt Bauchgefühl
- Editions- und Lizenzprüfung, bevor Sie etwas kaufen
- Ampelbericht und Roadmap für die Geschäftsführung
Erst klären, wie Ihr Vertrieb arbeitet, dann das CRM einrichten
CRM-Projekte scheitern selten an der Software. Sie scheitern an Phasen, die niemand definiert hat, an Verkaufschancen ohne Verantwortlichen und an Altdaten, die keiner bereinigt. Wenn „Angebot“ für den Außendienst heißt, dass ein Preis am Telefon genannt wurde, und für den Innendienst, dass ein schriftliches Angebot verschickt ist, zeigt jeder Bericht etwas anderes. Und wer dieselbe Firma dreimal im System findet, führt bald wieder seine eigene Liste.
Das Vertriebs-Audit klärt diese Fragen vor der Einführung. Ich prüfe feste Bereiche, von den Phasen über die Datenqualität bis zu Edition und Lizenzen, und fasse das Ergebnis so zusammen, dass die Geschäftsführung damit entscheiden kann. Manchmal lautet die Antwort: Sie brauchen kein neues CRM, sondern klare Regeln im bestehenden. Ein CRM ordnet den Vertrieb, es verkauft nicht selbst. Mehr Anfragen, mehr Abschlüsse oder mehr Umsatz sage ich deshalb nicht zu, und Leadgenerierung gehört nicht zu meinem Angebot.
So läuft das Vertriebs-Audit
- Schritt 01
Vorbereitung
Sie benennen die Ansprechpersonen aus Geschäftsführung, Vertriebsleitung, Vertrieb und Innendienst. Für die Datenprüfung genügt ein Export oder ein lesender Zugang mit eigenem Nutzer, den Ihre IT oder die CRM-verantwortliche Person einrichtet. Zugangsdaten bitte nicht per Formular oder E-Mail senden.
- Schritt 02
Tag 1: Aufnahme
Gespräche mit Geschäftsführung, Vertriebsleitung, zwei bis drei Personen aus dem Vertrieb und dem Innendienst. Danach prüfe ich die Pipeline: welcher Anteil der Chancen keine nächste Aktivität hat, welche Angebote überfällig sind und wie lange Chancen in jeder Phase liegen. Eine Datenstichprobe zeigt Dubletten, leere Pflichtfelder und verwaiste Kontakte.
- Schritt 03
Tag 2: Bewertung
Aus den Gesprächen leite ich Phasenkriterien und ein KPI-Modell ab. Dann prüfe ich, welche Edition Ihr Prozess braucht: Blueprint gibt es bei Zoho CRM erst ab Professional, eine Sandbox erst ab Enterprise. Den Vergleich mit HubSpot, Pipedrive oder Ihrem bestehenden System fasse ich in einer Roadmap zusammen.
- Schritt 04
Vorstellung
Ich stelle das Ergebnis vor der Geschäftsführung vor: Ampelbericht, Maßnahmenliste, Empfehlung und ein Vorschlag für den Pilot. Danach entscheiden Sie, ob, wie und mit wem es weitergeht.
Sechs Bereiche, die ich im Audit durchgehe
Pipeline und Phasen
Welche Phasen gibt es, was bedeuten sie für jede Rolle, und woran erkennt man, dass eine Chance in die nächste Phase gehört? Ich prüfe auch, wie lange Chancen in den einzelnen Phasen liegen bleiben.
Pflege und Verantwortung
Hat jede Chance einen Verantwortlichen und einen nächsten Schritt mit Datum? Ich halte fest, welcher Anteil ohne nächste Aktivität ist und wie viele Angebote offen sind, ohne dass jemand nachgefasst hat.
Datenqualität
Eine Stichprobe aus Ihrem System oder Export: Dubletten, leere Pflichtangaben, verwaiste Kontakte ohne Firma oder Verantwortlichen und die Frage, woher die Daten ursprünglich stammen.
Kennzahlen
Welche Zahlen braucht die Leitung wirklich, etwa Chancen je Phase, überfällige Aktivitäten oder die Quote von einer Phase zur nächsten? Für jede Zahl kläre ich, woher sie kommt und wer sie pflegt.
Editionen und Lizenzen
Welche Edition braucht Ihr Prozess, etwa für Blueprint, eigene Module oder eine Sandbox, und wie viele Lizenzen sind wirklich nötig? Dazu die Kosten über drei Jahre. Eine erste Rechnung können Sie vorab im CRM-Lizenzkostenrechner machen.
Anbindungen
Woher kommen Anfragen (Website-Formular, Postfach, Telefon), und wohin gehen Aufträge? Ich halte fest, was das CRM von Haus aus abdeckt und wo eine Anbindung über n8n, Make oder eigenen Code nötig wird.
Was Sie nach dem Audit in der Hand haben
Ampelbericht
Eine Ampel je Prüfbereich mit Befund und Maßnahme, auf wenigen Seiten. Die Unterlagen gehören Ihnen, auch wenn Sie danach mit jemand anderem weitermachen.
Phasenkriterien
Für jede Phase das Eintrittskriterium, die Pflichtangaben, der Verantwortliche und der nächste Schritt. Daraus entsteht später der Blueprint oder die Phasenlogik in einem anderen CRM.
KPI-Modell
Wenige Kennzahlen mit Definition, Datenquelle und Zuständigkeit. Zielwerte setzt Ihre Geschäftsführung; ich verspreche keine.
Empfehlung und Roadmap
Für oder gegen Zoho CRM, mit Begründung. Die Empfehlung kann auch HubSpot, Pipedrive, Ihr bestehendes CRM oder vorerst die Excel-Liste lauten. Dazu Edition, Reihenfolge und ein Vorschlag für den Pilot.
So sieht ein Auszug aus dem Ampelbericht aus
Ein erfundener Auszug für einen technischen Händler mit zwölf Personen im Vertrieb. Je Prüfbereich stehen der Befund, die Ampel und die Maßnahme, die ich vorschlagen würde.
- Pipeline und PhasenVerbessern
Die Phasen sind benannt, aber nicht beschrieben. Zwei Phasen werden unterschiedlich verstanden.
Maßnahme: Eintrittskriterium je Phase festlegen und im Team abstimmen.
- Pflege und VerantwortungKritisch
Ein Teil der offenen Chancen hat keinen nächsten Schritt oder keinen Verantwortlichen.
Maßnahme: Verantwortlichen und nächsten Schritt mit Datum zur Pflichtangabe machen.
- DatenqualitätVerbessern
In der Stichprobe tauchen Firmen doppelt auf, bei einigen Kontakten fehlt die E-Mail-Adresse.
Maßnahme: Dublettenregel festlegen, Bestand vor dem nächsten Import bereinigen.
- KennzahlenVerbessern
Die Vertriebsleitung bekommt Zahlen per Hand aus Tabellen, nicht aus dem System.
Maßnahme: Zwei bis drei Berichte mit klarer Quelle und Verantwortlichem aufbauen.
- Editionen und LizenzenIn Ordnung
Die gebuchte Edition deckt den heutigen Prozess ab, die Zahl der Lizenzen passt zur Nutzung.
Maßnahme: Vor einer Erweiterung des Prozesses die Editionsgrenzen erneut prüfen.
- AnbindungenKritisch
Anfragen aus dem Website-Formular werden von Hand ins CRM übertragen, die Herkunft geht verloren.
Maßnahme: Formular direkt anbinden, Herkunft als Feld mitführen.
Die Bewertung gilt nur für das Beispiel.
Fiktives Beispiel mit erfundenen Daten (technischer Händler, 80 Mitarbeitende, 12 Personen im Vertrieb). Vereinfachte Darstellung, kein Kundenprojekt und keine Originalansicht von Zoho CRM, HubSpot oder Pipedrive.
Für KMU nach EU-Definition kann das Vertriebs-Audit als konzeptionelle Beratung über das BAFA förderfähig sein. Die Bewilligung liegt beim BAFA, einen Rechtsanspruch gibt es nicht.
Gefördert werden über das BAFA Beratungen für kleine und mittlere Unternehmen nach EU-Definition, unter anderem mit weniger als 250 Beschäftigten. Entscheidend ist die Reihenfolge: erst der Antrag, dann der Start des Audits. Ob Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt, kläre ich mit Ihnen im Erstgespräch.
Informationen zur BAFA-FörderungWann das Vertriebs-Audit passt und wann nicht
Das passt, wenn …
- Die Entscheidung für oder gegen ein CRM steht an
- Ein CRM ist eingeführt, wird aber kaum gepflegt
- Die Geschäftsführung will vor der Einführung eine belastbare Grundlage
- Mehrere Personen im Vertrieb und ein wiederholbarer Angebotsprozess
Das passt eher nicht, wenn …
- Sie wollen sofort ein bestimmtes CRM eingerichtet haben; dafür passt die Einführung besser
- Sie suchen Leadgenerierung oder ein Vertriebstraining
- Eine einzelne Person verkauft, ohne Team und ohne Übergaben
Wenn Sie unsicher sind, kläre ich das mit Ihnen im Erstgespräch.
Lizenzkosten vorab durchrechnen
Der CRM-Lizenzkostenrechner zeigt für Zoho CRM, HubSpot und Pipedrive, welche Edition zu Ihrer Nutzerzahl und Ihrem Funktionsbedarf passt und was die Lizenzen über drei Jahre laut Listenpreis kosten. Das Ergebnis eignet sich gut als Grundlage für das Erstgespräch und das Audit.
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Häufige Fragen zum Vertriebs-Audit
Sie erhalten einen Ampelbericht mit Befund und Maßnahme je Prüfbereich, Phasenkriterien für Ihre Pipeline, ein KPI-Modell und eine begründete Empfehlung mit Roadmap und Pilotvorschlag. Ich stelle die Ergebnisse vor der Geschäftsführung vor. Die Unterlagen gehören Ihnen.
Das System, dessen Edition Ihren Vertriebsprozess abdeckt und das Ihr Team tatsächlich pflegt. Eine allgemeine Rangliste hilft dabei wenig. Im Audit vergleiche ich Zoho CRM, HubSpot, Pipedrive und Ihr bestehendes CRM nach festen Kriterien: Phasen und Pflichtangaben, Rechte, Berichte, Anbindungen und Lizenzkosten über drei Jahre. Heraus kommt eine begründete Empfehlung für oder gegen Zoho CRM.
In der Praxis sind es meist diese vier: ein gemeinsamer Überblick über Kunden und Verkaufschancen, ein nachvollziehbarer Vertriebsprozess, verlässliche Kennzahlen für die Leitung und weniger Doppelarbeit zwischen Außendienst und Innendienst. Das Audit zeigt, wie weit Ihr Vertrieb heute davon entfernt ist und was zuerst fehlt.
Verbreitet ist die Einteilung in operatives CRM (die tägliche Arbeit mit Kontakten, Chancen und Aktivitäten), analytisches CRM (Auswertungen und Kennzahlen) und kommunikatives CRM (die Steuerung der Kontaktkanäle). Im Vertriebs-Audit geht es vor allem um die ersten beiden: ob die tägliche Pflege funktioniert und ob die Zahlen daraus belastbar sind.
Nein, das Audit ist ergebnisoffen. Die Empfehlung kann Zoho CRM lauten, genauso aber HubSpot, Pipedrive, Ihr bestehendes CRM oder vorerst gar kein neues System. Für HubSpot und Pipedrive gibt es Empfehlungsprogramme der Hersteller, an denen ich teilnehme. In diesem Beratungsbereich setze ich keine Empfehlungslinks, und meine Empfehlung hängt nicht davon ab.
Oft genügt ein Export. Muss ich direkt ins System sehen, richten Sie mir einen lesenden Zugang mit eigenem Nutzer ein, den Sie nach dem Audit wieder entziehen. Bitte senden Sie keine Zugangsdaten über das Kontaktformular oder per E-Mail.
Mich interessiert vor allem die Struktur: welche Felder es gibt, wie Firmen, Kontakte und Chancen zusammenhängen und wie gut sie gepflegt sind. Echte Datensätze sehe ich mir als Stichprobe und nur nach Absprache an. Werden dabei personenbezogene Daten sichtbar, gibt es vorher bei Bedarf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Rechtsberatung ersetzt das Audit nicht.
Das Vertriebs-Audit ist eine konzeptionelle Beratung mit festem Umfang. Wichtig ist die Reihenfolge: erst der Antrag, dann der Start. Für KMU nach EU-Definition kann das Vertriebs-Audit als konzeptionelle Beratung über das BAFA förderfähig sein. Die Bewilligung liegt beim BAFA, einen Rechtsanspruch gibt es nicht.
Erst die Pipeline verstehen, dann das System wählen.
Im kostenlosen Erstgespräch kläre ich mit Ihnen, ob das Vertriebs-Audit zu Ihrer Ausgangslage passt und wer aus Leitung, Vertrieb und Innendienst dabei sein sollte. 30 Minuten, unverbindlich.
Zwei Sätze zu Ihrem Vertrieb genügen.
Schildern Sie kurz, wie Ihr Vertrieb heute arbeitet und was das Audit klären soll. Den Rest bespreche ich mit Ihnen im Erstgespräch. Bitte keine Zugangsdaten senden.
Persönliche Begleitung durch Timo Rüdiger- Unverbindliche Anfrage
- Förderprüfung für KMU möglich
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Zoho und Zoho CRM sind Marken der Zoho Corporation, HubSpot ist eine Marke von HubSpot, Inc., Pipedrive eine Marke der Pipedrive OÜ. Der Rüdiger Consulting ist kein Partner dieser Hersteller, trägt keine Zertifizierung der Hersteller und vertreibt keine Lizenzen. Für HubSpot und Pipedrive gibt es Empfehlungsprogramme der Hersteller, an denen ich teilnehme. In diesem Beratungsbereich setze ich keine Empfehlungslinks, und meine Empfehlung für ein CRM hängt nicht davon ab.