Zoho CRM oder HubSpot im Mittelstand: Was drei Jahre wirklich kosten

Bei den Listenpreisen liegt Zoho CRM in allen drei Rechenbeispielen dieses Beitrags unter HubSpot Sales Hub und Pipedrive. Bei 10 Nutzern, die einen festen Vertriebsprozess im System brauchen, kostet Zoho CRM in der Edition Professional 8.280 EUR in 36 Monaten, Pipedrive Premium 21.240 EUR und HubSpot Professional 32.400 EUR. Das ist ein Preisvergleich und keine Kaufempfehlung. Ob der Unterschied zählt, hängt davon ab, welche Funktionen Sie wirklich brauchen, denn jeder Anbieter schaltet sie in anderen Editionen frei. Alle Preise sind Herstellerangaben, netto, bei jährlicher Zahlung, Stand 09.10.2026.

Wichtig vorab: Stand, Währung, Zahlweise

Alle drei Anbieter nennen ihre Preise auf den europäischen Seiten in Euro, je Nutzer und Monat, zuzüglich Umsatzsteuer. Ich rechne keine Rabatte ein. HubSpot weist auf hubspot.de nur Preise bei jährlicher Abrechnung aus, deshalb gilt der Vergleich durchgehend für jährliche Zahlung. Zoho und Pipedrive wären bei monatlicher Zahlung teurer; Zoho Professional kostet dann zum Beispiel 35 statt 23 EUR je Nutzer.

Hersteller ändern Preise und Zuschnitte. Die Zahlen stammen von den Herstellerseiten, abgerufen am 09.10.2026. Die Quellen stehen am Ende.

Für HubSpot kommt ein Vorbehalt dazu. Laut Berichten gilt seit Oktober 2026 für Neukunden in Europa, dem Nahen Osten und Afrika ein neues Preismodell mit Core- und Front-Office-Lizenzen und Credits. Die Lizenzpreise im Preiszusatz des Herstellers weichen von der Preisseite hubspot.de ab. Welche Preise für ein neues Konto aus Deutschland gelten, zeigt erst der Checkout. Ich rechne mit den Preisen von hubspot.de.

Was die Editionen abdecken

Der Preis je Nutzer ist nur die halbe Rechnung. Die andere Hälfte ist die Frage, in welcher Edition die Funktion liegt, die Sie brauchen. Fünf Funktionen entscheiden in der Praxis am häufigsten:

Funktion	Zoho CRM	HubSpot Sales Hub	Pipedrive
Automatische Regeln (Nachfassen, Zuweisung)	ab Free (10 Regeln je Modul, 5 aktiv)	einfach ab Starter, erweitert ab Professional	ab Growth
Vertriebsprozess mit festen Übergängen	Blueprint ab Professional (3 aktive)	Pflichtangaben je Phase beschrieben, Tarif nicht eindeutig zugeordnet; ich setze Professional an	Pflichtfelder je Phase ab Premium, nur bei manueller Eingabe
Eigene Module oder Objekte	ab Standard (bis 10 Module)	Custom Objects ab Professional	in den geprüften Quellen nicht belegt
Eigene Berichte, mehrere Dashboards	ab Standard (100 Berichte, 10 Dashboards)	eigene Berichte ab Professional	mehrere Dashboards ab Premium
Testumgebung (Sandbox)	ab Enterprise	nur Enterprise	Ultimate laut Preisseite

Vertriebsprozess. Bei Zoho bündelt Blueprint den Ablauf in Phasen mit Übergängen. Im Übergang lassen sich Angaben abfragen, zusätzlich gibt es Validierungsregeln ab Professional. Professional erlaubt drei aktive Blueprints, Enterprise 50, Ultimate 100. Bei HubSpot sind bedingte Phaseneigenschaften beschrieben, also Angaben je Phase, die vor dem Speichern vorliegen müssen. Welchem Tarif das zugeordnet ist, sagt die Hilfeseite nicht eindeutig. Genehmigungen beim Phasenwechsel gibt es nur in Enterprise. Bei Pipedrive gibt es Pflichtfelder je Phase ab Premium; sie greifen laut Hilfe nur bei manueller Eingabe in der Oberfläche, nicht bei Import, Massenbearbeitung, API oder Automationen.

Eigene Module. Wer neben Kontakten, Firmen und Verkaufschancen weitere Datensatztypen führen will, etwa Projekte, Geräte oder Verträge, braucht bei Zoho mindestens Standard und bei HubSpot Professional. Für Pipedrive habe ich in den geprüften Quellen keine eigenen Module oder Objekte gefunden. Im Rechner steht diese Funktion deshalb dort als „im Listenangebot nicht abgedeckt“. Das heißt nur, dass ich es nicht belegen kann.

Die Listenpreise je Edition

Alle Preise in EUR je Nutzer und Monat, jährliche Zahlung, netto, Stand 09.10.2026:

Anbieter	Edition und Preis
Zoho CRM	Free 0 (bis 3 Nutzer), Standard 14, Professional 23, Enterprise 40, Ultimate 52
HubSpot Sales Hub	Starter 7 (Aktionspreis, bis 10 Nutzer), Professional 90, Enterprise 175
Pipedrive	Lite 14, Growth 39, Premium 59, Ultimate 79

Der HubSpot-Starter-Preis ist laut hubspot.de „zeitlich begrenzt“ mit 65 Prozent Rabatt versehen. Wie lange die Aktion läuft und was danach gilt, nennt die Seite nicht. Für eine Rechnung über 36 Monate ist das kein tragfähiger Preis. Pipedrive hat 2025 die Tarifnamen gewechselt: Lite, Growth, Premium und Ultimate ersetzen Essential, Advanced, Professional, Power und Enterprise.

Drei Rechenbeispiele über 36 Monate

Die Beispiele sind fiktive Mengengerüste. Die Rechnung ist in allen drei Fällen dieselbe: Preis je Nutzer × Nutzer = Preis je Monat, × 36 = Summe. Als Edition nenne ich je Anbieter die kleinste, die alle genannten Funktionen enthält. Einmalkosten sind nicht eingerechnet.

Beispiel 1: 5 Nutzer, ohne Prozesserzwingung

Gebraucht werden automatische Regeln für das Nachfassen und eigene Berichte. Ein fester Ablauf mit Pflichtangaben ist nicht nötig.

Anbieter	Kleinste passende Edition	Je Nutzer und Monat	Je Monat gesamt	36 Monate
Zoho CRM	Standard	14 EUR	70 EUR	2.520 EUR
HubSpot Sales Hub	Professional	90 EUR	450 EUR	16.200 EUR
Pipedrive	Premium	59 EUR	295 EUR	10.620 EUR

Der Abstand kommt aus der Berichtsfunktion. Zoho gibt eigene Berichte und Dashboards schon in Standard frei, HubSpot erst in Professional, Pipedrive mehrere Dashboards erst in Premium. Brauchen Sie nur die automatischen Regeln und keine eigenen Berichte, verschiebt sich das Bild: Pipedrive Growth reicht dann mit 195 EUR im Monat (7.020 EUR in 36 Monaten), HubSpot Starter läge zum Aktionspreis bei 35 EUR im Monat; eine 36-Monats-Summe nenne ich dafür nicht, weil die Dauer der Aktion nicht ausgewiesen ist. Bei Zoho reicht Free nur bis 3 Nutzer, bei 5 Nutzern ist es Standard.

Beispiel 2: 10 Nutzer, mit Prozesserzwingung

Der Vertrieb soll nur dann in die nächste Phase wechseln können, wenn bestimmte Angaben vorliegen, etwa Entscheider, Angebotsnummer oder Verlustgrund.

Anbieter	Kleinste passende Edition	Je Nutzer und Monat	Je Monat gesamt	36 Monate
Zoho CRM	Professional	23 EUR	230 EUR	8.280 EUR
HubSpot Sales Hub	Professional	90 EUR	900 EUR	32.400 EUR
Pipedrive	Premium	59 EUR	590 EUR	21.240 EUR

Der Abstand zwischen Zoho und HubSpot beträgt 24.120 EUR, der zwischen Zoho und Pipedrive 12.960 EUR. Drei Einschränkungen gehören zu dieser Tabelle. Bei Zoho sind in Professional drei aktive Blueprints enthalten; wer mehr getrennte Prozesse abbilden will, etwa für Neukunden, Bestandskunden und Ausschreibungen, kommt schnell an die Grenze. Bei HubSpot ist die Tarifvoraussetzung für Pflichtangaben je Phase nicht eindeutig, die Tabelle setzt Professional an. Bei Pipedrive gilt die Pflicht nur bei manueller Eingabe: Ein Import oder eine Automation kann die Phase wechseln, ohne dass die Felder ausgefüllt sind.

Beispiel 3: 20 Nutzer, mit Sandbox

Änderungen an Feldern, Prozessen und Regeln sollen erst in einer Kopie getestet werden, bevor 20 Personen damit arbeiten. Der Prozess soll ebenfalls im System liegen.

Anbieter	Kleinste passende Edition	Je Nutzer und Monat	Je Monat gesamt	36 Monate
Zoho CRM	Enterprise	40 EUR	800 EUR	28.800 EUR
HubSpot Sales Hub	Enterprise	175 EUR	3.500 EUR	126.000 EUR
Pipedrive	Ultimate	79 EUR	1.580 EUR	56.880 EUR

Die Sandbox hebt bei allen drei Anbietern die Edition in die oberste oder vorletzte Stufe. Wer sie nicht zwingend braucht, spart in diesem Beispiel erheblich: Mit Zoho Professional wären es bei 20 Nutzern 460 EUR im Monat und 16.560 EUR in 36 Monaten. Bei wenigen Änderungen kann ein sauber vorbereiteter Livegang mit Testdatensätzen genügen; bei vielen Änderungen im Betrieb lohnt die Testumgebung. Bei Pipedrive führt die Preisseite die Sandbox in Ultimate, die Funktionsübersicht der Hilfe führt sie nicht; prüfen Sie das vor einer Entscheidung beim Hersteller.

Was der Preis nicht zeigt

Ein Listenpreis vergleicht Lizenzen. Vier Posten fehlen darin.

Einführung und Migration. Jemand muss Felder, Phasen, Rollen und Regeln festlegen und die Altdaten aus Excel, Postfach oder dem bisherigen CRM übernehmen. Diese Arbeit steckt in den Entscheidungen und nicht in der Software, sie fällt bei jedem Anbieter an. Bei HubSpot kommt ein Pflicht-Onboarding hinzu: Für Professional und Enterprise verlangt HubSpot laut Preisseite ein kostenpflichtiges Onboarding. hubspot.de nennt dafür keinen Euro-Betrag, die US-Preisseite nennt einmalig 1.500 US-Dollar für Professional und 3.500 US-Dollar für Enterprise. In den Summen oben steht dieser Posten nicht.

Datenpflege. Dubletten, veraltete Ansprechpartner und leere Pflichtfelder entstehen im Betrieb, nicht bei der Einrichtung. Jemand muss zuständig sein, und diese Zeit steht in keiner Preistabelle.

Schulung. Ein Team, das auf ein neues System umsteigt, braucht Zeit für Einweisung und Rückfragen. Sie fällt kleiner aus, wenn der Prozess vorher klar beschrieben ist.

Weitere Zoho-Anwendungen. Wenn Sie neben dem CRM auch Buchhaltung, Projekte oder Support in Zoho führen wollen, lohnt ein Blick auf Zoho One. Laut Preisseite gibt es zwei Modelle: 37 EUR je Mitarbeitendem und Monat bei jährlicher Zahlung, wenn alle Mitarbeitenden auf der Gehaltsabrechnung lizenziert werden, oder 90 EUR je Nutzer und Monat für eine frei wählbare Nutzerzahl. Ich schaue erst darauf, wenn neben dem CRM mehrere weitere Zoho-Anwendungen fest geplant sind. Für das CRM allein ist die Einzeledition fast immer die passendere Rechnung.

Datenstandort

Wo Daten liegen, gehört zur Auswahl. Laut Herstellerangaben gilt: Zoho ordnet das Rechenzentrum bei der Registrierung anhand der IP-Adresse zu, EU-Konten erkennen Sie an der Adresse zoho.eu; Vertragspartner in Deutschland ist die Zoho Corporation GmbH in Düsseldorf. HubSpot nennt für das EU-Rechenzentrum Deutschland (AWS, Frankfurt), Vertragspartner ist die HubSpot Germany GmbH. Pipedrive hostet bei AWS, EU-Konten in der Regel in Frankfurt oder Dublin; Vertragspartner ist die Pipedrive OÜ in Tallinn. Das ist eine Einordnung und keine Rechtsberatung. Ob ein Anbieter für Ihre Daten zulässig ist, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Entscheidungsregel

Aus den Beispielen lässt sich eine Reihenfolge von Fragen ableiten:

1. Welche Funktion ist Pflicht? Schreiben Sie auf, ob Sie automatische Regeln, einen festen Prozess, eigene Module, eigene Berichte oder eine Sandbox brauchen. Alles andere ist Wunsch.
2. Wie viele Personen pflegen Verkaufschancen? Gezahlt wird je Lizenz. Pipedrive berechnet laut Hilfe auch Lizenzen, die niemandem zugewiesen sind. Wer nur gelegentlich einen Bericht liest, braucht keine volle Lizenz.
3. Muss der Prozess auch bei Import und Automation halten? Dann ist die Pipedrive-Einschränkung auf manuelle Eingabe ein Ausschlussgrund. Bei HubSpot klären Sie die Tarifvoraussetzung vor dem Kauf.
4. Brauchen Sie eigene Objekte? Dann entfällt Pipedrive nach den geprüften Quellen, und die Wahl liegt zwischen Zoho ab Standard und HubSpot ab Professional.
5. Brauchen Sie eine Sandbox? Dann rechnen Sie mit der obersten Stufe (Zoho Enterprise, HubSpot Enterprise, Pipedrive Ultimate), und der Abstand zwischen den Anbietern wird größer, weil jeder Anbieter in seine Oberklasse schaltet.
6. Rechnen Sie drei Jahre, nicht einen Monat. Gerade bei HubSpot Starter ist ein Aktionspreis kein Planungswert, und die EMEA-Umstellung kann Preise verändern.

Wenn Sie bereits mit Pipedrive oder HubSpot arbeiten und über einen Wechsel nachdenken, beschreibt die Seite Migration zu Zoho CRM, wie ich einen Umzug angehe.

Ihr eigenes Mengengerüst rechnen

Die Beispiele sind Annahmen. Mit dem CRM-Lizenzkostenrechner geben Sie Ihre Nutzerzahl und den Funktionsbedarf ein und sehen je Anbieter die kleinste passende Edition, den Preis im Monat und die Summe über 36 Monate, ebenfalls mit Stand und Quellen.

Wie ich ein Zoho-Projekt aufsetze, beschreibt die Seite Einführung von Zoho CRM. Einen Überblick über meine Arbeit gibt die Seite Zoho CRM Beratung.

Quellen

Alle Angaben sind Herstellerangaben, abgerufen am 09.10.2026.

• Zoho: Preise und Versionen, Funktionsvergleich, Blueprint-Limits, Zoho One, Privacy FAQ, Vertragspartner
• HubSpot: Preisseite hubspot.de, US-Preisseite (Onboarding), Produktkatalog, Preiszusatz Flexible Seats and Credits, Pipelines, Datenhosting, Vertragspartner Deutschland
• Pipedrive: Preisseite, neue Pläne, Nutzungsgrenzen, Funktionen je Plan, Pflichtfelder, Abrechnung, Hosting, Nutzungsbedingungen

Kostenloses Erstgespräch

Das CRM gehört Ihnen und läuft in Ihrem Zoho-Konto. Ich richte ein, baue den Prozess, übergebe und betreue zu Geschäftszeiten. Wenn Sie wissen möchten, welche Edition zu Ihrem Vertrieb passt, besprechen wir das im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch. Termin und Kontakt

Hinweis: Zoho und Zoho CRM sind Marken der Zoho Corporation, HubSpot ist eine Marke von HubSpot, Inc., Pipedrive eine Marke der Pipedrive OÜ. Ich bin kein Partner dieser Hersteller, trage keine Zertifizierung der Hersteller und vertreibe keine Lizenzen. Für HubSpot und Pipedrive gibt es Empfehlungsprogramme der Hersteller, an denen ich teilnehme. In diesem Beratungsbereich setze ich keine Empfehlungslinks, und meine Empfehlung für ein CRM hängt nicht davon ab.