Datenmigration von CRM und ERP: Checkliste für den Wechsel

Bei einem Systemwechsel ist die Datenmigration der Teil, den fast alle unterschätzen. Die Software ist ausgewählt, der Termin steht, und die Übernahme der Altdaten gilt als technische Formalie: exportieren, importieren, fertig. In der Realität ist genau das der Punkt, an dem Projekte kippen. Nicht weil die Technik versagt, sondern weil zwanzig Jahre gewachsene Daten nicht in ein neues Datenmodell passen, ohne dass jemand fachliche Entscheidungen trifft.

Diese Checkliste beschreibt den Ablauf einer Datenmigration von CRM und ERP so, wie er in der Praxis funktioniert: von der Bestandsaufnahme bis zur Freigabe nach dem Umstieg.

Grundsatz: Eine Migration ist kein CSV-Upload

Der Unterschied zwischen einem Import und einer Migration liegt in den Entscheidungen dazwischen. Ein Import überträgt, was da ist. Eine Migration klärt vorher:

• Was soll überhaupt mit? Nicht alles verdient einen Umzug.
• In welcher Struktur liegen die Daten heute, und wie sieht die Zielstruktur aus?
• Welche Datensätze sind kaputt, doppelt oder widersprüchlich, und wer entscheidet, was richtig ist?
• Was passiert mit historischen Vorgängen, die im neuen System kein Gegenstück haben?
• Woran erkennen wir nach dem Umstieg, dass die Übernahme vollständig und korrekt war?

Diese Fragen kann kein Werkzeug beantworten. Sie brauchen Menschen aus dem Fachbereich, die sagen können, welcher von zwei Datensätzen der richtige ist.

Schritt 1: Umfang festlegen

Beginnen Sie mit einer Liste der Datenobjekte: Kunden, Ansprechpartner, Lieferanten, Artikel, Preise, Angebote, Aufträge, Rechnungen, offene Posten, Belege, Dokumente, Kommunikationshistorie. Zu jedem Objekt gehören drei Angaben: Menge, Zeitraum und Entscheidung.

Bei der Entscheidung gibt es meist vier Möglichkeiten:

• Vollständig migrieren. Nötig bei allem, was operativ weiterläuft: aktive Kunden, offene Aufträge, offene Posten, aktuelle Artikelstämme.
• Eingeschränkt migrieren. Etwa Vorgänge der letzten drei Jahre statt aller.
• Archivieren statt migrieren. Alte Belege bleiben lesbar im Altsystem oder in einem Export, wandern aber nicht ins neue System. Das spart erheblichen Aufwand.
• Nicht übernehmen. Karteileichen, Testdatensätze, Kontakte ohne Bezug.

Beachten Sie dabei Aufbewahrungspflichten: Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen müssen über die geforderten Fristen lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Das heißt nicht zwingend „im neuen System", wohl aber „nachweisbar verfügbar". Wie das in Ihrem Fall konkret aussieht, gehört mit Steuerberatung und gegebenenfalls Rechtsberatung geklärt, bevor irgendetwas abgeschaltet wird.

Schritt 2: Profiling, also den Ist-Zustand messen

Bevor Sie mappen, sollten Sie wissen, wie Ihre Daten wirklich aussehen. Profiling heißt, die Bestände systematisch zu vermessen statt zu vermuten:

• Wie viele Datensätze je Objekt, und wie viele davon sind seit Jahren unberührt?
• Welche Pflichtfelder des Zielsystems sind heute leer?
• Wie viele mutmaßliche Dubletten gibt es, und nach welcher Regel erkennt man sie?
• Welche Formate treten auf, etwa bei Telefonnummern, Postleitzahlen, Ländern, Steuernummern?
• Wo verweisen Datensätze auf etwas, das nicht mehr existiert?
• Welche Sonderzeichen, Zeilenumbrüche oder Freitextfelder werden Importe stolpern lassen?

Das Ergebnis ist eine nüchterne Liste von Befunden mit Mengenangaben. Sie ist die Grundlage für die Aufwandsschätzung und für die unangenehme, aber notwendige Diskussion darüber, wie viel Bereinigung Sie sich vornehmen.

Schritt 3: Mapping erstellen

Das Mapping ist die Übersetzungstabelle zwischen alt und neu, auf Feldebene. Für jedes Zielfeld halten Sie fest: Quelle, Umwandlungsregel, Verhalten bei leerem Wert, Pflichtfeld ja oder nein.

Drei Fälle machen fast die gesamte Arbeit aus:

Ein Feld wird zu mehreren. Ein Freitextfeld „Adresse" muss in Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land zerlegt werden. Das gelingt automatisiert für den Großteil und braucht für den Rest eine manuelle Nachbearbeitung.

Mehrere Felder werden zu einem. Zwei getrennte Bemerkungsfelder werden zu einer Notiz, mit klarer Reihenfolge und Trennzeichen.

Werte müssen auf einen festen Katalog abgebildet werden. Das Altsystem kennt neun Kundenstatus, das neue System vier. Diese Zuordnung ist eine fachliche Entscheidung, keine technische, und sie sollte von der Person getroffen werden, die mit dem Status arbeitet.

Halten Sie das Mapping in einer versionierten Tabelle fest. Es wird sich mehrfach ändern, und Sie müssen später nachvollziehen können, warum ein Wert so und nicht anders im neuen System steht.

Schritt 4: Bereinigen, und zwar möglichst in der Quelle

Bereinigung kann an zwei Stellen stattfinden: im Altsystem vor dem Export oder in der Übertragungsstrecke. Wo immer es geht, ist die Quelle der bessere Ort. Denn dort arbeiten die Menschen, die wissen, welcher der beiden Datensätze der richtige ist, und die Bereinigung wirkt auch dann, wenn der Termin sich verschiebt oder ein zweiter Lauf nötig wird.

Typische Bereinigungsarbeiten:

• Dubletten zusammenführen, nach vorher festgelegter Regel und mit Entscheidung, welches Feld gewinnt
• Pflichtfelder des Zielsystems nachpflegen, priorisiert nach aktiven Datensätzen
• Formate vereinheitlichen, etwa Telefonnummern und Länderkennungen
• Verwaiste Verweise auflösen oder bewusst kappen
• Inaktive Datensätze markieren, damit sie beim Umzug ausgeschlossen werden können

Ein realistischer Rat: Bereinigen Sie nicht alles. Setzen Sie eine Grenze, etwa aktive Kunden der letzten drei Jahre, und akzeptieren Sie, dass ältere Daten unvollständig übernommen werden oder ins Archiv gehen. Perfektion an dieser Stelle kostet viel und bringt selten etwas.

Schritt 5: Probelauf, mindestens zweimal

Der Probelauf, oft Dry Run genannt, ist der wichtigste Schritt der gesamten Migration. Sie führen die komplette Strecke aus, in eine Testumgebung des Zielsystems, mit echten Daten und in der Reihenfolge, die auch am Umstellungstag gilt.

Was Sie dabei gewinnen:

• Eine belastbare Zeitmessung. Wenn ein Lauf sechs Stunden dauert, muss der Umstellungsplan das abbilden.
• Eine Fehlerliste mit Mengen. 400 abgelehnte Datensätze mit demselben Befund sind ein Mapping-Problem, 400 mit unterschiedlichen Befunden sind ein Datenproblem.
• Ein Testobjekt für den Fachbereich. Die Kollegen sehen ihre eigenen Daten im neuen System und erkennen sofort, was falsch aussieht. Diese Rückmeldung bekommen Sie über keine Prüfsumme.
• Eine geprüfte Reihenfolge. Stammdaten vor Bewegungsdaten, Artikel vor Aufträgen, Kunden vor Rechnungen.

Rechnen Sie mit mindestens zwei vollständigen Durchläufen. Der erste findet die Fehler, der zweite bestätigt, dass sie behoben sind.

Schritt 6: Cutover planen

Der Cutover ist der eigentliche Umstieg. Er braucht einen schriftlichen Plan mit Uhrzeiten, Verantwortlichen und Entscheidungspunkten:

1. Stichtag und Zeitfenster festlegen, möglichst außerhalb der Hochphase des Geschäfts
2. Redaktionsschluss im Altsystem, ab dem keine Änderungen mehr erfasst werden
3. Finaler Export und Übertragung
4. Prüfungen laufen lassen, Abgleich der Kennzahlen
5. Freigabeentscheidung durch eine benannte Person, nicht durch das Gremium
6. Neues System freischalten, Zugänge verteilen
7. Altsystem in den Lesemodus versetzen, nicht sofort abschalten

Zum Plan gehört ein Rückfallplan. Konkret: Bis zu welchem Zeitpunkt kann abgebrochen werden, was ist dann zu tun, und wer entscheidet das? Ein Rückfallplan, den man nie braucht, ist billiger als ein Umstieg ohne Ausweg.

Alles, was zwischen Redaktionsschluss und Freischaltung im Tagesgeschäft anfällt, muss aufgefangen werden, meist auf Papier oder in einer schlichten Liste, und danach nachgepflegt. Auch das gehört in den Plan.

Schritt 7: Validierung nach dem Umstieg

Nach der Übertragung wird geprüft, und zwar auf drei Ebenen:

Mengen. Stimmen die Anzahlen je Objekt zwischen Quelle und Ziel, abzüglich der bewusst ausgeschlossenen Datensätze?

Summen. Stimmen fachliche Summen, etwa offene Posten, Bestandswerte oder Umsätze eines Referenzzeitraums? Abweichungen müssen erklärbar sein, nicht null.

Stichproben. Fachliche Prüfung einzelner Datensätze durch die Personen, die täglich damit arbeiten: die zehn wichtigsten Kunden, die letzten zwanzig Aufträge, ein komplexer Sonderfall, den alle kennen.

Erst wenn alle drei Ebenen sauber sind, wird die Migration freigegeben. Planen Sie danach eine Stabilisierungsphase ein, in der Fehler priorisiert nachgezogen werden. Erfahrungsgemäß tauchen die interessantesten Befunde in den ersten zwei Wochen des echten Betriebs auf, nicht am Umstellungstag.

Häufige Fehler

• Migration beginnt zu spät. Sie ist kein Anhängsel der Einführung, sondern läuft parallel dazu.
• Niemand ist fachlich verantwortlich. Ohne benannte Person je Datenobjekt bleiben Entscheidungen offen, und offene Entscheidungen werden am Ende technisch entschieden.
• Kein Probelauf. Der Umstellungstag ist der schlechteste Zeitpunkt, Überraschungen zu erleben.
• Alles soll mit. Der Umfang wächst, die Qualität sinkt, der Termin fällt.
• Kein Rückfallplan. Wenn kein Abbruch vorgesehen ist, wird auch bei schlechten Ergebnissen durchgezogen.
• Altsystem wird zu früh abgeschaltet. Halten Sie es so lange lesbar, bis niemand mehr hineinschaut.

Wie ein solches Vorhaben strukturiert begleitet wird, beschreibt die Seite zur Datenmigration. Wenn parallel zur Migration auch die laufende Verbindung zwischen den Systemen entsteht, lohnt der Blick in den Beitrag CRM und ERP verbinden, denn Mapping-Entscheidungen aus der Migration wirken dort weiter.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Datenmigration?

Das hängt weniger von der Datenmenge ab als vom Zustand der Daten und von der Verfügbarkeit der Fachleute, die Entscheidungen treffen. Ein überschaubarer Wechsel mit sauberen Beständen ist deutlich schneller als eine Übernahme aus mehreren gewachsenen Quellen mit hohem Dublettenanteil.

Können wir die Migration selbst machen?

Teilweise ja, und den fachlichen Teil sollten Sie sogar selbst machen: Umfang, Bereinigung, Mapping-Entscheidungen, Stichproben. Externe Unterstützung lohnt sich vor allem bei Profiling, Übertragungsstrecke, Probeläufen und Validierung, also dort, wo Methode und Werkzeuge den Unterschied machen.

Was ist mit Dokumenten und Anhängen?

Sie werden oft vergessen und sind häufig der aufwendigste Teil, weil sie an Datensätzen hängen, deren Kennungen sich ändern. Klären Sie früh, ob Dokumente mitwandern, verlinkt bleiben oder archiviert werden.

Müssen alle Altdaten ins neue System?

Nein. In vielen Fällen ist ein lesbares Archiv die bessere Lösung: geringerer Aufwand, sauberere Bestände im neuen System und trotzdem Zugriff, wenn jemand nachschauen muss. Die Aufbewahrungspflichten bleiben davon unberührt und sollten fachkundig geprüft werden.

Ihr nächster Schritt vor dem Systemwechsel

Eine Datenmigration ist beherrschbar, wenn sie als eigenes Vorhaben behandelt wird: Umfang begrenzen, Ist-Zustand messen, Mapping schriftlich festhalten, mindestens zweimal proben, Cutover planen, danach systematisch prüfen.

Einen Überblick über das gesamte Vorgehen von der Analyse bis zum Betrieb finden Sie auf der Seite zur Software-Implementierung. Wenn bei Ihnen ein Wechsel ansteht, besprechen wir im Erstgespräch, was Ihre Bestände hergeben.